Um pedido é um documento de grande importância prática. Indica alguma ação específica: contratação e demissão de funcionário, ação disciplinar, necessidade de introdução de novas tecnologias e muito mais. O escrivão deve garantir o armazenamento desse tipo de documento e a capacidade de encontrar rapidamente o correto. Para isso, a cada pedido é atribuído um número de identificação único.
Necessário
- - pedidos;
- - diário de bordo;
- - instruções sobre gestão de registros de pessoal;
- - 2 ou 3 pastas.
Instruções
Passo 1
O formulário de inscrição para pedidos não é estritamente regulamentado por lei. Há uma instrução padrão publicada pela Rosarkhiv em 27 de novembro de 2000, que afirma que a numeração dos pedidos por pessoal e atividade principal deve ser realizada separadamente dentro de um ano civil. Se você trabalha em uma pequena empresa, onde a secretária também desempenha o trabalho de escriturário, crie 3 pastas e 3 diários de registro.
Passo 2
Elabore instruções para o trabalho de escritório. Pode consistir em apenas alguns itens. Indique quais pedidos devem ser armazenados por 5 anos e quais - 75. Escreva em quais matrizes os pedidos para sua empresa estão divididos e como você decidiu designá-los. Os pedidos para a atividade principal são geralmente numerados com um número sequencial e os pedidos de pessoal - com um número e uma letra. Por exemplo, o número pode ser parecido com "Pedido nº 2-l / s" ou "Pedido nº 2-k". Pense em diferentes designações para documentos com diferentes prazos de validade. Por exemplo, curto prazo pode ser marcado como pessoal e longo prazo - como pessoal.
etapa 3
Divida os pedidos por pessoal em 2 partes por prazo de validade. Os documentos sobre a concessão de licença regular ou educacional, viagem de negócios de curta duração, incentivos e sanções disciplinares são armazenados por 5 anos. Registre os pedidos de emprego, transferência, demissão, longas viagens de negócios e férias longas em outra pasta. Escreva o nome da pasta e a data de validade nas capas dos fichários. Preencha pedidos para a atividade principal separadamente
Passo 4
Em grandes empresas, os pedidos são emitidos por diferentes serviços. A documentação para a atividade principal, via de regra, é mantida pelo secretário, e para o pessoal - pelo departamento de pessoal. Conseqüentemente, cada um tem sua própria pasta e seus próprios livros contábeis. Basta que um especialista de RH inicie 2 livros e 2 pastas, dividindo os documentos de acordo com os períodos de retenção. No entanto, com um fluxo de documentos muito grande, cada pasta geralmente é dividida de acordo com os tipos de pedidos. Se sua empresa adotou um sistema de armazenamento separado, ainda numerar os pedidos em ordem dentro de uma matriz comum e registrá-los em um diário.
Etapa 5
Os pedidos para a atividade principal podem se aplicar não apenas a toda a empresa, mas também a divisões individuais. Desenvolva código para cada departamento ou departamento. Pode ser uma letra ou um número. Não se esqueça que a designação das encomendas para a atividade principal deve ser diferente daquela que é aceite na gestão dos registos de pessoal da sua empresa. Nesse caso, a numeração fica dentro da matriz geral de "atividade principal".
