Um funcionário que recebeu dinheiro para despesas de viagem, compra de itens de estoque ou outras necessidades deve relatar os valores gastos por ele ao departamento de contabilidade de sua empresa. Para tal, necessita de preencher um relatório prévio (Formulário Unificado n.º AO-1) e anexar a ele todos os documentos que comprovem as despesas efetuadas.
Instruções
Passo 1
O preenchimento de um relatório de despesas começa na frente. Insira o nome da sua organização na linha superior. Indique a data do relatório, enquanto o número não precisa ser indicado, este campo será preenchido pelo contador. Abaixo, indique a unidade estrutural a que você pertence, seu sobrenome e iniciais, bem como sua posição. Anote a finalidade do adiantamento, por exemplo, "Despesas de viagem", "Necessidades domésticas", etc.
Na coluna da esquerda, indique o saldo de fundos contábeis que você tinha antes de receber o novo adiantamento (ou gastos excessivos, se houver). A seguir, indique o valor (ou vários valores se foram recebidos tanto no caixa quanto no banco) recebido no relatório. Preencha a linha "Total recebido" com o valor total que você recebeu no sub-relatório.
Passo 2
Depois disso, você precisa preencher um relatório prévio no verso. Liste todos os documentos com os quais você vai confirmar todas as despesas incorridas, preenchendo as colunas da primeira à sexta para cada documento.
Insira o número de série do documento. Inclua a data e o número no próprio documento. Insira o nome do documento (por exemplo, recibo de venda, recibo de venda, recibo, etc.). Indique o valor (em rublos ou moeda) indicado no documento. Some todos os valores e anote o resultado na linha "Total". Coloque sua assinatura e sua transcrição abaixo.
etapa 3
Em seguida, volte a preencher a frente novamente. Preencha a linha "Usado" com o valor que você indicou na linha "Total" no verso. Insira o valor do saldo (ou gastos excessivos) que você deixou. Informe abaixo a quantidade de documentos anexados ao relatório antecipado, e indique também a quantidade total de folhas desses documentos.
Passo 4
Você não precisa preencher todas as outras linhas, elas serão preenchidas pelo contador e pelo caixa (se você devolver o saldo ao caixa).
Após submeter o relatório ao departamento de contabilidade, o contador será obrigado a entregar-lhe um recibo, que deve ser guardado. Com a ajuda deste recibo, você sempre pode confirmar que você informou sobre os fundos emitidos a você, caso haja algum mal-entendido.
