Muitas grandes empresas enviam especialistas que trabalham para elas em uma viagem de negócios a outra cidade ou outro país para resolver certos problemas. As organizações são obrigadas a reembolsar seus funcionários pelas despesas de viagem com as finanças da empresa. Os trabalhadores destacados precisam enviar documentos em tempo hábil, que são a prova dos custos e um anexo ao relatório de despesas.
Necessário
- - documentos de funcionários;
- - documentos da organização;
- - calculadora;
- - ato local sobre o valor das despesas em uma viagem de negócios;
- - formulário de um relatório prévio;
- - documentos que comprovem despesas durante uma viagem de negócios;
- - documentos completos para uma viagem de negócios.
Instruções
Passo 1
Quando um funcionário viaja a negócios, o empregador deve preparar todos os documentos de maneira adequada. Esses documentos devem incluir um pedido de viagem de negócios, uma atribuição de serviço, um certificado de viagem de negócios.
Passo 2
Ao retornar de uma viagem de negócios, o funcionário deve preencher um relatório de viagem de negócios, que é preenchido na ficha de atribuição de serviços por ele emitida na saída. O funcionário no relatório precisa refletir o cumprimento do propósito da viagem, para o qual foi orientado pela empresa. O relatório deve conter uma relação da documentação que foi entregue ao especialista para efeitos de celebração de contratos e assinatura de parceiros (se este for o motivo da viagem de negócios).
etapa 3
No prazo de três dias após o retorno da viagem, o viajante deve preencher um relatório antecipado no formulário AO-1. Nele, ele precisa calcular o valor total das despesas incorridas em uma viagem de negócios. Inclui diárias, cujo valor é controlado pela organização por atos locais ou acordos coletivos, viagens, hospedagem e outras despesas acordadas com o empregador.
Passo 4
Todas as despesas devem ser documentadas, exceto diárias. A relação dos documentos deve ser registrada na segunda folha do relatório antecipado (com indicação de seus nomes e valores).
Etapa 5
Como regra, antes de um funcionário sair em viagem de negócios, os fundos de contabilidade são emitidos para ele no departamento de contabilidade. Se o empregado gastou o mesmo valor, refletiu no relatório e confirmou com documentos, o recálculo não é feito. Caso o funcionário precisasse estender uma viagem de negócios ou estivesse em outra cidade em dia de folga e exercer uma função laboral, o recálculo é feito por um contador, levando em consideração todas as nuances. Nesse caso, o especialista recebe a diferença entre o valor emitido e o valor gasto. Quando o funcionário receber valor maior do que gastou na viagem, ele deve devolver o restante ao caixa da organização.
Etapa 6
Deve-se ter em mente que o valor do relatório antecipado é aprovado pelo chefe da empresa. Depois disso, é realizado o recálculo necessário.
