Existe esse conceito de "costumes comerciais". Sob esta ampla definição - todas as tradições adotadas no ambiente de relações comerciais oficiais. A correspondência oficial continua sendo um dos principais mecanismos de interação comercial. Funcionários, empresários e organizações públicas se comunicam por meio de mensagens preparadas de acordo com as regras gerais.
Razão para escrever
Por mais enfadonha e insignificante que possa parecer a fase preparatória da redação de um recurso oficial, ela não pode ser negligenciada. A razão para a preparação do documento deve ser claramente formulada.
Antes de redigir uma carta oficial, é importante determinar com precisão o destinatário. Depois de determinar o assunto da mensagem, é necessário verificar se esse assunto é da competência do destinatário. Em caso de dúvida, é melhor examinar a questão da competência nos regulamentos e outros documentos normativos da organização.
Tipo de solicitação
Depois que o assunto e o destinatário forem determinados, você deve pensar sobre o tipo de recurso.
Uma carta oficial deve ser escrita, se necessário:
- Informe o destinatário. Na maioria das vezes, os boletins informativos são enviados de destinatários de nível inferior para destinatários de nível superior;
- Contactar o destinatário com um teste, o que implica outras ações da sua parte. Assim, eles se voltam para uma pessoa superior ou para um igual em posição;
- Dê uma tarefa. Este tipo de endereço só é adequado para se dirigir a um subordinado.
Os indivíduos que entram em contato com autoridades, empresas ou outras estruturas costumam usar o formulário de solicitação-solicitação.
Forma de recurso oficial
As duras condições de interação oficial-empresa tornam a forma de recursos não inferior ao conteúdo. Para que a carta chegue ao destinatário, e não se perca nos labirintos do escritório, deve ser redigida de acordo com todas as normas.
As organizações redigem cartas em papel timbrado oficial, atribuem um número de saída e indicam a data. Para esclarecer prontamente as questões do recurso, é importante indicar o nome completo e as informações de contato do contratante. Eles aparecem na última folha da carta no rodapé.
Os candidatos redigem os pedidos em folhas A4 em branco à máquina e, em casos raros, à mão.
Para organizações, apenas a posição e o nome do destinatário são indicados no cabeçalho do recurso, ou seja, informações sobre o autor do recurso e detalhes de contato são fornecidos no formulário oficial. Os indivíduos terão que complementar o cabeçalho com seus próprios dados, incluindo um número de telefone de contato e um endereço para o qual uma resposta deve ser enviada.
À esquerda, estão indicados os detalhes da carta, e abaixo a redação do tema do recurso: "Sobre premiação", "Sobre prestação de informações", "Sobre encontro pessoal", etc.
O estilo do apelo oficial
O estilo oficial de negócios é usado para redigir cartas oficiais. Os princípios básicos deste estilo são consistência, clareza e clareza de apresentação. Na correspondência comercial, as formulações coloquiais, o uso de vernáculos, para não falar de palavrões e palavrões, são inaceitáveis. Mesmo os eventos mais perturbadores na correspondência oficial devem ser apresentados em um tom neutro, sem qualquer cor emocional.
É uma boa prática seguir uma estrutura clara e lógica de frases e parágrafos. Isso simplifica muito a percepção das informações pelo leitor.
A estrutura do recurso oficial
Uma carta oficial começa com um apelo: . Segue-se um preâmbulo, no qual se deve responder à pergunta: “Por que é redigido o recurso, em nome de quem e por que motivo”. Pode ser assim:
«».
«».
Seguindo do geral para o particular, é introduzida uma parte explicativa, que reflete as especificidades. Se uma reclamação for escrita - a essência cronológica do conflito. Nas cartas-convite, a parte explicativa contém informações sobre o local, data e hora do evento, sua organização e a forma de participação do destinatário.
Qualquer recurso oficial termina com uma lista direta do pedido. Por exemplo: ", ", ", etc.
