A secretária do escritório também desempenha funções de despacho. É por meio dele que se realizam os contatos primários e as comunicações telefônicas oficiais. A primeira impressão da sua empresa que a pessoa que o contata depende da competência e do profissionalismo com que a secretária se comunica ao telefone. Portanto, para atender ligações, a secretária precisa conhecer a etiqueta empresarial.
Instruções
Passo 1
Sempre controle suas emoções e humor. Não importa o quão divertido ou triste você esteja, atender o telefone deve ser discreto e profissional. Seu tom deve ser uniforme, calmo e benevolente. Se você estiver com pressa para se aproximar e estiver sem fôlego, respire fundo algumas vezes e expire antes de dizer a saudação para que sua respiração se normalize.
Passo 2
Ao receber uma chamada, sempre inicie a conversa primeiro, sem esperar pelo que o outro lado do fone lhe diz. Esta deve ser uma introdução e saudação padrão. Diga olá e diga o nome da empresa para a qual seu interlocutor ligou. Caso ele não tenha se apresentado, peça desculpas, pergunte com quem você está falando.
etapa 3
Conheça os problemas e funções que são desempenhados pelas divisões da sua empresa e que são resolvidos por especialistas específicos para encaminhar corretamente as chamadas recebidas de clientes e clientes. Ao transferir uma chamada, informe o nome e o sobrenome do especialista com o qual está conectando o seu interlocutor telefônico. Para o funcionário para quem você trocou a chamada, diga o nome de quem ligou e a pergunta à qual ele se candidatou. Você não deve assumir as funções de um consultor, mesmo que você faça isso bem, deixe a pessoa resolver seus problemas com os especialistas que estão autorizados a fazer isso.
Passo 4
Você pode fornecer informações básicas se tais questões surgirem: nome completo da sua empresa, sobrenome, nome e patronímico do diretor, seus representantes e chefes de departamento, endereço do escritório. Faça e combine com o diretor uma lista separada das pessoas para as quais ele sempre estará livre.
Etapa 5
Certifique-se de manter um registro de chamadas. Escreva tudo o que lhe for pedido que transmita, não dependa da memória para não se esquecer de nada importante. Todas as informações devem ser comunicadas àqueles a quem se destinam. Especifique o nome da empresa ou o apelido e nome da pessoa que está a ligar, anote o número de telefone para o qual pode ligar de volta, a data e a hora da chamada.
