A etiqueta é um conceito multifacetado, existem regras de comportamento na sociedade, à mesa ou em locais públicos. Também existe etiqueta empresarial, em particular etiqueta escrita empresarial. A reputação da empresa depende muito de como a correspondência com clientes, funcionários e parceiros é conduzida.
Regras gerais de correspondência comercial
A fala escrita é muito diferente da oral, especialmente a correspondência comercial. As realidades modernas são tais que, cada vez mais, escrever é uma mensagem de e-mail, em vez de uma mensagem no papel.
Quando se trata de negociações comerciais com parceiros, sobre eventuais mensagens relacionadas a momentos de negócios, o e-mail é a melhor opção para a transferência de informações. No entanto, a escrita de convite, agradecimento ou de felicitações é feita em papel.
É considerada uma boa prática o uso de papel de qualidade, de preferência papel timbrado com o logotipo da organização. É melhor entregar cartas ou convites importantes para eventos especiais por correio ou correio registado. A mensagem em um belo papel de alta qualidade parece sólida e eleva a classificação da empresa.
Na correspondência comercial, a correção, a instrução e a exatidão da mensagem são importantes. Emocionalidade excessiva, familiaridade, comentários ofensivos, bem como a extensão e ambigüidade da apresentação não são permitidos.
É importante estruturar o texto, colocar acentos e sinais de pontuação corretamente para que o destinatário fique bem claro do que se trata exatamente a carta.
Quanto ao estilo de comunicação, é melhor evitar frases floreadas, frases complexas de vários níveis e palavras desnecessárias. A abundância de clichês profissionais na correspondência comercial é permitida.
Para maior clareza, você pode adicionar gráficos, diagramas ou tabelas ao texto.
É inaceitável o uso de emoticons e imagens em correspondência comercial. Certifique-se de verificar se há erros e erros de digitação no texto antes de enviar.
Regras de design de cartas comerciais
Uma carta comercial bem escrita deve ter uma estrutura clara. Não existe um padrão único, mas existem regras gerais de design.
Uma carta comercial consiste em um cabeçalho, saudação, conteúdo (base), despedida, assinatura e detalhes da organização remetente.
O “cabeçalho” da carta geralmente contém o nome da organização, logotipo, endereço e contatos para comunicação (telefone, e-mail, fax).
Além disso, o tipo de atividade da empresa e os nomes dos gerentes podem ser especificados no cabeçalho.
A tampa é geralmente impressa no centro da folha, às vezes pode ser localizada no canto superior.
Uma empresa respeitável deve ter seu próprio papel timbrado. Além disso, os e-mails devem ter formulários, isso dá solidez à organização.
Na parte de boas-vindas, você pode escrever "Boa tarde" ou "Olá" se a mensagem não for de caráter estritamente interpessoal. Em uma carta comercial clara, aviso ou outra documentação comercial, será mais apropriado dirigir-se imediatamente ao destinatário pelo nome e pelo patronímico.
O mais importante na correspondência comercial é o conteúdo principal da carta - a base.
Esta parte tem a maior carga de informação, é nela que se revela a finalidade do recurso.
Pode haver vários motivos para o contato, respectivamente, a apresentação de cada aspecto deve começar com um parágrafo separado. A estruturação do corpo principal da carta é necessária para diferenciar os temas e entender melhor as informações.
Exemplos de parágrafos incluem as seguintes frases: "pedimos a você", "informamos", "oferecemos para consideração" e outros.
Vale lembrar que também existe uma estrutura dentro dos aspectos.
O remetente de uma carta comercial precisa justificar a relevância da solicitação, divulgar seu conteúdo principal e descrever o resultado esperado em caso de resposta positiva.
As fórmulas de fala direta raramente são usadas em cartas comerciais. O objetivo principal da frase final é expressar respeito pelo destinatário e a homenagem usual à educação. Exemplos de frases de encerramento: "felicidades", "cumprimentos", "desde já agradeço a sua resposta" e outras.
Uma assinatura pessoal deve estar no final da carta. O sobrenome, as iniciais e a posição do remetente são geralmente indicados, bem como os números de telefone de contato.
Grandes empresas usam assinaturas eletrônicas. Este é um arquivo especial com uma assinatura de texto que é afixada automaticamente no final de cada carta. Uma assinatura eletrônica não deve ter mais de cinco a seis linhas e mais de setenta caracteres.
Esta estrutura de design também se aplica a cartas promocionais, cartas de apresentação e cartas de agradecimento, bem como avisos, declarações, reclamações e avisos.
Ao enviar uma grande quantidade de informações, um pequeno suporte é escrito no corpo da carta, e a embalagem principal é elaborada como um anexo separado. Se o anexo "pesar" muito, você deve avisar o destinatário sobre isso na carta de apresentação no pós-escrito.
Responder a uma carta comercial
De acordo com as regras de etiqueta empresarial, a resposta a uma carta não deve demorar mais de dois a três dias. Se um período de tempo maior for necessário para uma resposta por uma série de razões objetivas, notifique o remetente sobre isso, isso é considerado uma boa forma e adiciona credibilidade à empresa.
Lembre-se do principal - você precisa responder a todos os e-mails comerciais, exceto spam óbvio.
Ao responder a cartas comerciais, fórmulas de fala padrão são freqüentemente usadas:
- "Lamentamos informá-lo …";
- "Obrigado por …";
- "Convidamos você com prazer …";
- "Lembramos …";
- "De acordo com o seu pedido, informamos …" e outros.
Por conveniência, você pode criar um arquivo separado com padrões de fala semelhantes. Voltando aos espaços em branco, você facilitará e agilizará muito a redação de cartas comerciais.
Se a carta for importante e você precisar ter certeza de que foi entregue ao destinatário, solicite a entrega por correio ou emita uma carta registrada (correio russo). O e-mail tem um recurso de "Aviso recebido" que envia automaticamente uma confirmação de que sua mensagem foi visualizada.
Se não houver resposta à carta, conforme a etiqueta, pode-se fazer uma ligação adicional para esclarecer a situação com a correspondência.
Tipos de correspondência comercial
Inicialmente, existem dois tipos de correspondência comercial: interna e externa. A correspondência externa é a correspondência enviada a um destinatário terceiro, enquanto a correspondência interna é usada dentro dos limites de uma empresa.
As cartas comerciais, de acordo com a finalidade a que se destinam, dividem-se em: inscrições, newsletters, anúncios, consultas, recomendações, propostas, lembretes, reclamações, convites e outros.
Carta - uma mensagem contém informações de que o destinatário precisa para realizar qualquer tarefa no âmbito de uma causa comum. Essas informações são relevantes e importantes tanto para o destinatário quanto para o remetente.
Aplicativo - tipo de correspondência comercial que envolve o envio de uma solicitação com o objetivo de obter informações ou serviços. Por exemplo, um pedido de participação em um evento.
Solicitação - uma solicitação por escrito para obter informações de interesse. O pedido pode ser formal e vinculativo.
Uma carta de oferta geralmente oferece cooperação ou serviços específicos e propostas comerciais. Normalmente, essas cartas são enviadas para vários endereços de uma vez; o envio em massa pode ser usado.
Convite - uma carta individual de convite para uma reunião ou evento de gala. No desenho de tal correspondência, o uso de formulários especiais de férias ou cartões postais é permitido. O principal é deixar bem claro o nome do evento, o endereço, a hora e o local da reunião.
Uma carta-lembrete é uma mensagem sobre o cumprimento de quaisquer obrigações: reembolso de dívidas, fornecimento de um relatório, lembrete de uma reunião e outros.
Se uma das partes não cumprir as condições contratuais ou violar o acordo, a parte lesada pode enviar uma reclamação. Uma característica distintiva da carta - reclamações - é a presença de uma descrição detalhada das condições violadas, informações sobre a avaliação dos danos, pedidos de indemnização por perdas ou eliminação da violação identificada. Freqüentemente, essa correspondência é complementada por cópias de documentos, fotografias e certificados de aceitação.
Nas cartas de recomendação, um terceiro ou empresa é avaliado e suas características são fornecidas. Essas mensagens são mais comuns ao se candidatar a uma nova posição.
Recursos do e-mail comercial
Hoje em dia, uma grande porcentagem das cartas comerciais é enviada por e-mail, então as regras de etiqueta comercial também formulam requisitos para a realização de comunicações comerciais eletrônicas.
Leia o endereço do remetente com atenção. Você deve ser alertado por mensagens com endereços de caixa de correio semelhantes: "cupercat" ou "mini-biquíni". Além do spam comum, as mensagens desses endereços podem conter vírus.
Sempre mantenha sua linha de assunto curta e direta.
A etiqueta permite citar a mensagem original para que o destinatário entenda imediatamente o que está em jogo.
É permitido anexar materiais adicionais no anexo.
Conhecer e aplicar as regras de etiqueta na área de comunicação empresarial ajuda o remetente a conquistar uma boa reputação e atrair novos parceiros.
