A secretária organiza, distribui e garante as atividades do chefe. Em primeiro lugar, é assistente em várias questões organizacionais. Esse trabalho requer uma mudança rápida de um tipo de trabalho para outro.
O secretário tem muitas responsabilidades, mas estão unidas por um objetivo comum: proporcionar ao gestor assistência máxima em seu trabalho e economizar tempo. A secretária precisa trabalhar com documentação, telefone, fax, receber e distribuir ligações, se comunicar com os visitantes, organizar reuniões, reuniões, viagens de negócios para gestão.
Deveres do secretário
Freqüentemente, em pequenas organizações, o secretário também tem as funções de escrivão. Isso inclui a manutenção e gestão de papéis oficiais, a preparação de documentos, a organização do tráfego e atividades com eles, contabilidade e armazenamento.
Se o volume não for muito significativo, a responsabilidade é da secretária. Se os volumes forem muito grandes, é introduzida a posição de escriturário, o que requer educação especial. A principal atividade do secretário é trabalhar com material de escritório e documentos. Cuidado e precisão são necessários.
O conhecimento de línguas estrangeiras passa a ser o ponto predominante. Ao compilar um currículo, é obrigatório indicar o nível de proficiência do mesmo.
A educação não deve necessariamente diferir em especialização específica. No entanto, uma condição indispensável é a sua essência, associada à capacidade de analisar dados, encontrando uma abordagem para as pessoas.
Nas qualidades pessoais, não é supérfluo falar de compostura, organização e sociabilidade. A secretária é a cara da empresa. A posição é bastante responsável.
As responsabilidades incluem distribuição de telefonemas, reuniões com visitantes. É geralmente aceito considerar o trabalho de secretariado como o estágio inicial de uma carreira. Mas para tal trampolim, um nível bastante alto de educação é necessário.
A aparência da secretária é o cartão de visitas da empresa. As responsabilidades podem ser limitadas apenas a servir café e receber telefonemas, mas é provável que se expandam na forma de redigir documentos essenciais e organizar recreação para a gerência e sua família.
Portanto, é importante apontar conquistas em seu currículo. Isso é obrigatório, mesmo se o local de trabalho anterior foi uma posição de correio. O relatório de desempenho dá ao possível empregador a compreensão de que o candidato a emprego é bom em fazer um balanço de seu trabalho no local de trabalho e a habilidade de destacar os pontos-chave da experiência.
Sucessos
As realizações são sempre indicativas, uma vez que funcionários proativos e produtivos interessam a qualquer empregador. É melhor indicar realizações com a ajuda de números ou fatos específicos.
Basta citar alguns pontos-chave, mas realmente significativos e importantes. Isso permitirá que você destaque o principal sem sobrecarregar a seção com uma grande quantidade de informações. Ao listar as principais realizações, deve-se enfatizar qual benefício ou benefício a empresa recebeu.
Por exemplo, ao indicar sucesso, você pode terminar a frase com uma frase que a implementação reduziu os custos da empresa em um determinado número de pontos percentuais. É importante descrever suas realizações corretamente. Você não deve transformar seu currículo em uma aparência de descrição de trabalho. Mesmo que este documento seja tomado como base para a descrição da experiência, faz sentido checar cuidadosamente todo o texto.
Às vezes, os sucessos são descritos na primeira pessoa. Esta formulação está um pouco em desacordo com o conceito geral de currículo. Melhor abster-se de usá-los. Mais convenientes e justificadas são as opções "foi implementado", "a estratégia foi implementada … que forneceu …" e assim por diante.
Você pode referir-se a qualquer um de seus sucessos mais significativos na carta enviada com seu currículo. Após a leitura dessa mensagem, o empregador ou gerente certamente desejará se familiarizar com o documento anexo.
Exemplos e recomendações
Suas realizações podem ser até mesmo no trabalho de rotina. Entre eles estão os mais vencedores:
- passagem bem-sucedida de vários cheques;
- aceleração do fluxo de documentos na empresa com a introdução e desenvolvimento de banco de dados eletrônico em conjunto com o departamento de programação;
- organização de uma transição bem-sucedida de uma grande empresa da versão 7.7 "1C: Enterprise" para a 8.3;
- aumentando a eficiência do departamento de planejamento com a introdução da automação de cálculos, o que garantiu uma redução dupla do quadro de economistas.
É importante descrever o que realmente foi alcançado. O sucesso do contador-chefe não deve ser atribuído se suas responsabilidades não fizerem parte das funções desempenhadas. E em alguns casos, ao mudar o tipo de atividade, torna-se necessário aproximar as vitórias de novas tarefas de crescimento na carreira.
As realizações profissionais demonstram as tarefas e objetivos realizados no decorrer das atividades. Eles podem ser uma consequência da manifestação do conjunto necessário de qualidades. Para um líder, isso significa muito.
Portanto, entre as opções de sucesso podem aparecer:
- coordenar o trabalho da alta direção da empresa;
- elaboração de contratos, documentação necessária para assinatura;
- receber ligações com sua distribuição;
- envio, recebimento e registro de correspondência;
- reunião e coordenação de convidados;
- assistência e organização de eventos corporativos;
- Suporte para viagens;
- apoio administrativo do chefe;
- fornecendo tudo o necessário para o pleno funcionamento;
- coordenação das atividades de limpeza e serviços de courier;
- resistência ao estresse e liberdade de conflito, excelentes habilidades de comunicação;
- aparência elegante e agradável;
- habilidades no uso de equipamentos de escritório;
- capacidade de trabalhar com informações confidenciais;
- posse de PC, MS Office Excel, MS Office Word, MS Office Power Point, MS Office Access, MS Outlook e outros programas de computador para trabalhar com e-mail, "Consultant Plus", Lotus ao nível de utilizador avançado.
Exemplos de currículos bem-sucedidos incluem aqueles que identificam e desempenham responsabilidades. Também faz sentido informar o potencial empregador sobre os motivos pelos quais o emprego oficial não ocorreu anteriormente.
Significado da indicação de realizações
Uma variante da indicação bem-sucedida das qualidades necessárias à luz dos requisitos para o requerente pode ser a seguinte:
- organização da vida no escritório: encomenda de água, café, artigos de papelaria, organização da reparação de equipamento de escritório, limpeza;
- tradução de documentação, inclusive técnica;
- trabalhar com equipamentos de escritório;
- assessorar clientes nos serviços da empresa;
- organização de reuniões de convidados VIP;
- proporcionando um ambiente de trabalho agradável e confortável.
Faz sentido indicar motivos reais como motivos para deixar o local de trabalho anterior. Por exemplo, trabalho sem registro oficial, sob contrato de trabalho civil. O documento correspondente deve ser anexado.
São permitidas as seguintes opções: ao considerar as propostas, quaisquer razões objetivas não conduzam ao emprego;
- o grande afastamento do local de trabalho futuro do local de residência (é inconveniente chegar lá);
- inconsistência de funções declaradas no edital;
- condições de pagamento opacas;
- não cumprimento do TC;
- reciclagem, licença sabática, circunstâncias familiares.
Na lista de competências e aptidões profissionais são indicadas aquelas que contribuem para as realizações. Pode ser atender chamadas, registrá-las com informar ao gerente, elaborar um plano de trabalho para o chefe, executar tarefas, redigir notas de serviço, trabalhar com quaisquer documentos.
É muito bom mencionar a experiência de emitir ordens aos funcionários do gerente e monitorar sua execução, encontrar empreiteiros para tarefas individuais, dotar o local de trabalho do gerente dos meios necessários na forma de material de escritório, equipamentos, facilitando o pronto atendimento das solicitações e propostas dos funcionários, mantendo um arquivo de arquivos e documentos, garantindo a sua segurança, transferência para o arquivo, organização de viagens de negócios para a chefia, encomendas de passagens aéreas e ferroviárias, reserva de hotéis.
A realização profissional em um currículo é uma parte importante dele. Você nunca deve negligenciá-lo ao redigir um currículo e esperar causar uma impressão favorável no empregador. A partir da experiência de trabalho, eles realmente destacam seus méritos, a participação em projetos, a implementação de quaisquer tarefas, a formação avançada. Quaisquer conquistas podem ser destacadas em qualquer campo de atividade.
Não tenha vergonha de se elogiar um pouco. Isso ajudará a tornar o currículo interessante para o empregador. Assim, o convite para uma entrevista não o deixará esperando.
