A secretária é um trabalhador de escritório cujas funções incluem receber ligações, saber trabalhar com um computador, comunicar-se com as pessoas, manter registros de negócios e muito mais. Existem muitos mitos sobre a profissão de secretária - mas o que exatamente é uma boa secretária?
Habilidades básicas
Para trabalhar como secretária, não é necessário diploma de instituição de ensino superior - bastam os cursos de especialização, onde a futura secretária aprende comunicação empresarial e etiqueta, leitura dinâmica, trabalho de escritório, psicologia prática, taquigrafia e datilografia. Além disso, os cursos ensinam noções básicas de trabalho em 1C, e também ensinam como usar mini-ATS e equipamentos de escritório. Sem todas essas habilidades, uma secretária não pode ser considerada uma boa trabalhadora.
Também é muito importante para uma boa secretária ter uma percepção sutil da psicologia das outras pessoas e ser resistente a vários estresses.
Como o secretário é o empresário da empresa, ele deve ter uma aparência agradável, senso de estilo e bom gosto. Sem a capacidade de se vestir bem, se comportar em sociedade e falar com competência, o secretário não conseguirá causar uma boa impressão entre os clientes da empresa em que trabalha - portanto, a imagem da empresa não estará à altura. Na verdade, a principal tarefa de um bom secretário é organizar o trabalho de seu chefe e de todo o escritório com eficiência e eficácia.
Características da profissão
Muitos acreditam que a função de uma secretária é fazer café, enviar documentos para assinatura e atender ligações. Isso é uma ilusão - os deveres desta profissão incluem supervisionar o trabalho de recepção, conduzir correspondência comercial, participar de vários eventos de escritório e sem agência e comunicar-se com clientes nervosos. Além disso, uma boa secretária costuma atuar como gerente de escritório e até mesmo como psicóloga, que poderá acalmar a situação na equipe.
Freqüentemente, os secretários executivos são chamados de “cardeais cinzentos” porque são capazes de influenciar invisivelmente o trabalho da empresa e as decisões do chefe.
Na maioria das vezes, as mulheres se tornam secretárias, pois são emocionalmente mais flexíveis e resilientes. Além disso, são mais sensíveis - captar o humor do chefe e da equipe ajuda muito no trabalho. Se a secretária for inteligente e profissional o suficiente, o gerente pode recorrer a ele para obter conselhos e ouvi-lo. É a secretária que pode facilitar o trabalho do chefe, organizando bem seu local de trabalho e entregando as informações de que ele precisa a tempo. Ao mesmo tempo, as secretárias não têm crescimento na carreira, pois uma boa assistente executiva vale seu peso em ouro. Porém, como resultado, o secretário adquire experiência e conhecimento inestimáveis dos processos de negócios, que no futuro podem ajudá-lo a iniciar uma carreira em outra profissão.
