É costume convocar uma conferência uma reunião prolongada na qual participam representantes de várias organizações. As conferências podem ser departamentais, setoriais, regionais, inter-regionais, internacionais. Eles discutem uma variedade de problemas, mas temáticos relacionados. Em alguns casos, é a decisão da conferência que determina a estratégia de desenvolvimento da organização. Qualquer pessoa instruída pode realizar tal evento, mas algumas considerações devem ser levadas em consideração.
Necessário
- - lista de participantes;
- - um resumo dos discursos;
- - materiais visuais;
- - meios técnicos.
Instruções
Passo 1
Faça uma lista de participantes. Normalmente, os palestrantes são avisados sobre a próxima conferência com antecedência, eles devem confirmar sua concordância e informar o tema dos relatórios. Às vezes, as condições exigem o fornecimento de textos de relatórios ou, pelo menos, um resumo. Confira os materiais.
Passo 2
Decida as regras. Depende da duração da conferência, do número de palestrantes, bem como das formas de trabalho. Estão previstas apenas sessões plenárias ou parte dos trabalhos será realizada em secções? Na segunda opção, mais tempo pode ser alocado para relatórios.
etapa 3
Certifique-se de reservar um tempo para coapresentações e respostas a perguntas. Decida a forma das perguntas. Os participantes podem perguntar-lhes oralmente, imediatamente após a apresentação. Então você deve cuidar de microfones adicionais. As perguntas também podem ser enviadas por escrito, então você precisa pensar no local onde os ouvintes colocarão as notas. Você pode preparar algumas das perguntas com antecedência.
Passo 4
Faça uma agenda. A ordem dos discursos pode ser diferente, depende do tema, mas em qualquer caso, é melhor discutir questões gerais no início da conferência e depois passar para os particulares. Após cada uma e meia a duas horas de trabalho, faça uma pequena pausa (é uma boa ideia organizar uma pausa para o café), e no meio - uma pausa longa, durante a qual os participantes podem relaxar e almoçar. Se a conferência for curta (por exemplo, reeleição), longos intervalos não são necessários.
Etapa 5
Verifique o estado dos meios técnicos. Verifique seu computador e reprodutor de vídeo. Pergunte aos apresentadores de que equipamento eles precisam e quais programas devem estar lá. Peça aos apresentadores para fornecerem recursos visuais antes da conferência. É muito bom que a pessoa que trabalha com o computador tenha uma lista de quando fazer qual apresentação. Antes da conferência, verifique se todos os palestrantes já chegaram, se há alguma alteração no assunto.
Etapa 6
Pense em suas observações iniciais. Você precisa dizer algumas palavras de boas-vindas aos participantes, explicar a que evento a conferência é dedicada, o procedimento, as regras. Antes do início da conferência de relatórios e eleições, dê a palavra ao presidente da comissão de apuração, que deve dizer quantos delegados são supostos e quantos estão presentes. Se faltarem alguns, sugira iniciar o evento. Às vezes é apropriado neste momento cantar o hino de um estado ou organização internacional. Ofereça-se para escolher um presidente, secretário, comissão de contagem e editorial. Em muitos casos, as listas podem ser preparadas com antecedência. Além disso, o evento pode ser conduzido pelo presidente, que anuncia o projeto de ordem do dia (é melhor digitá-lo e imprimi-lo antes do início). Primeiro, o projeto é adotado, em seguida, alterações e acréscimos são feitos a ele, após o que a ordem do dia é aprovada como um todo.
Etapa 7
Durante a conferência, o apresentador, independentemente de ser o presidente ou não, deve estar constantemente na sala. É ele quem decide as questões organizacionais à medida que surgem. Se você ainda precisar ir embora, confie suas responsabilidades a alguém de pessoas que pensam como você.
Etapa 8
A conferência geralmente termina com a adoção de algum tipo de decisão. O presidente lê o texto da minuta, o público faz alterações e acréscimos, o comitê editorial os apresenta, após o que a decisão é aprovada.
