Uma conferência em qualquer organização é um evento extremamente importante. Requer uma preparação cuidadosa e uma implementação perfeita. Qualquer nuance pode estragar a impressão da sua empresa. Existem princípios básicos que devem ser considerados para organizar uma conferência de sucesso.
Necessário
Papel, internet, dinheiro
Instruções
Passo 1
Estabeleça uma meta clara para você. Por que você precisa desta conferência? O que, afinal, você deseja obter? A conferência pode ter como objetivo fornecer à empresa contactos comerciais fiáveis, melhorar a sua imagem, encontrar investidores, etc. Em função disso, é escolhida uma determinada direção, que deve ser seguida ao longo de todo o processo de preparação e realização do evento. Lembre-se de que a meta deve ser alcançável, mensurável e com características de tempo real.
Passo 2
Dê um nome ao evento. Se não for a primeira vez, não esqueça de indicar a numeração. O nome deve ser brilhante, cativante, intrigante. Seu público-alvo deve estar interessado na conferência.
etapa 3
Defina um público-alvo claro. Mesmo uma conferência perfeitamente preparada e organizada pode não ter efeito se você convidar as pessoas erradas para ela. Pergunte a si mesmo quem deve falar, cuja opinião deve ser ouvida, como este evento pode interessar aos convidados. Tente determinar onde e como se comunicar melhor com seu público-alvo potencial, o que influencia as pessoas certas a tomarem decisões sobre a participação no evento que você está organizando.
Passo 4
Decida a hora e o local da conferência. A maioria das conferências ocorre durante a semana (exceto sexta-feira), a menos que um evento longo seja planejado. O lugar determina em grande parte a opinião geral sobre o evento como um todo. A atitude dos convidados em relação à conferência é formada mesmo quando eles estão apenas procurando uma sala de conferências ou hotel. Portanto, descreva a rota com o máximo de detalhes possível, coloque placas, se possível.
Etapa 5
Anuncie uma conferência. Selecione a mídia que seu público-alvo fala com mais frequência. Coloque anúncios ou artigos sobre o próximo evento neles. Envie convites a todos os convidados de seu interesse. Quer seja um boletim informativo ou um boletim informativo colorido, a decisão é sua. No convite, indique o local, horário, nome e direção da conferência.
Etapa 6
Reúna um comitê que irá considerar todas as respostas à sua proposta e selecionar as propostas mais interessantes e relevantes. Depois disso, será possível começar a formar o programa do evento.
Etapa 7
Distribua responsabilidades dentro da equipe. Alguém é responsável por se comunicar com os convidados, alguém decide todos os problemas com a mídia, alguém lidera o evento, etc. Forneça materiais de palestrante adicionais para todos os participantes da conferência. Certifique-se de verificar todos os equipamentos antes do evento.
Etapa 8
Se você achar que está ficando sem tempo, defina um limite de tempo para cada apresentação e para o número de perguntas. Peça ao público para fazer aos palestrantes quaisquer perguntas adicionais após o evento.
