Agendar e organizar o horário de trabalho é um componente importante do trabalho eficaz em qualquer posição. No caso da posição gerencial, a importância do planejamento preliminar aumenta ainda mais, por isso é necessário abordar essa questão com muito cuidado.
Instruções
Passo 1
O gestor pode programar pessoalmente o seu tempo ou delegar total ou parcialmente esta função ao secretário-assistente. Em qualquer caso, não se pode prescindir da interação com o secretário, pois é ele quem prepara e organiza as reuniões, o material para as reuniões e recebe as chamadas. Além disso, o secretário costuma manter em sua cabeça todos os planos do gerente que conhece e tenta distribuí-los de acordo com o horário de trabalho, por isso é muito importante notificar prontamente o secretário sobre mudanças em seus planos.
Passo 2
Mas você não deve depender apenas da secretária, é importante saber como alocar seu tempo de forma a ter tempo para fazer tudo o que foi planejado. Uma boa maneira de fazer isso é analisar cada hora que passou e descobrir exatamente o que foi feito e quanto tempo demorou. Também é necessário destacar para você as principais tarefas globais como líder e dedicar a maior parte do seu tempo de trabalho à sua solução. Em qualquer caso, as tarefas mais importantes devem ser resolvidas em primeiro lugar, pois sabe-se que 80% das tarefas atuais são resolvidas nos primeiros 20% da jornada de trabalho, e o resto do tempo é gasto em apenas 20% do trabalho.
etapa 3
Não deixe que eventos aleatórios cruzem sua programação. É melhor reservar algum tempo com antecedência nos planos, isso permitirá que você tenha mais tempo para concluir as tarefas principais. Ao planejar reuniões, eventos, reuniões, conferências, proceda do tempo real que for necessário, levando em consideração a preparação, o conhecimento prévio dos materiais, as discussões espontâneas e os questionamentos. Tente distribuir tais eventos no tempo para que o início da próxima reunião não descanse contra o final da anterior, pois neste caso você frequentemente será forçado a se atrasar ou a amassar a final.
Passo 4
As funções do secretário incluem frequentemente o planeamento preliminar do dia e da semana, tendo em conta as chamadas, ofertas, convites recebidos. É aconselhável, ao final da jornada de trabalho, discutir com a secretária a ideia de sua programação, fazendo ajustes na mesma. É melhor ainda fazer no período da tarde, para que o secretário tenha a oportunidade de fazer mudanças, fazer ligações com uma proposta de adiamento desse ou daquele evento. O contato constante com o secretário deve se tornar um hábito, pois a agenda dele depende diretamente da sua, e muitos eventos exigem uma preparação preliminar da parte dele.
Etapa 5
Analise os últimos dias úteis em termos de alocação eficiente do seu tempo. Talvez você encontre soluções que lhe permitirão fazer mais, por exemplo, realizar várias reuniões na mesma área ou combinar alguns eventos. Faça anotações de eventos passados e planejados em seu diário.
