Para contabilidade, circulação e armazenamento de vários documentos, os serviços de pessoal usam livros de encomendas, férias, declarações e referências. Os logs de registro são documentos para uso interno e são armazenados no departamento de pessoal da organização, e uma pessoa especialmente designada é responsável por manter e armazenar esses documentos.
Instruções
Passo 1
Use um formulário de registro de pedidos aprovado pelo ministério ou crie um você mesmo. Faça a tampa com um material pesado. No centro da folha, escreva o nome da organização e o título do livro. Indique as datas de início e término para registro abaixo. Na contracapa, reflita informações sobre o responsável pelo armazenamento e preenchimento do documento: indique o cargo, o sobrenome e as iniciais do funcionário.
Passo 2
Certifique-se de que as páginas não possam ser adulteradas ou removidas da revista. Numere e amarre as páginas do livro. Na última página, coloque um lacre de cera ou mástique, forneça um modelo pronto para certificação ao chefe do departamento de pessoal ou ao chefe da organização. Tome nota: _ as folhas são numeradas, atadas e lacradas neste livro de registro. Diretor: _ (assinatura, descriptografia de assinatura). Data: _ (dia, mês, ano).
etapa 3
Escolha uma orientação de página conveniente (paisagem, retrato) para entradas de registro. Se desejar, organize uma tabela contendo as seguintes colunas:
- número de série do registro;
- data de entrada;
- número de série do pedido;
- Cargo, apelido e iniciais da pessoa que assinou a encomenda;
- um resumo do pedido.
Se você não se sentir confortável com a visualização tabular, mantenha os registros em formato livre. O principal é observar a ordem de atribuição dos números de acordo com as datas de aprovação dos pedidos e refletir as informações acima no livro contábil.
Passo 4
Registre suas entradas de registro de pedidos em tinta azul, preta ou roxa. Não permita o apagamento, apagamento e exclusão de marcas feitas anteriormente. Se precisar fazer alterações, risque o texto corrigido com uma linha para que você ainda possa lê-lo. Na mesma coluna ou linha, faça uma nova entrada correta. Assine e indique a data da alteração. Se não for possível (por exemplo, se não houver espaço livre) corrigir o erro no local, crie um novo registro abaixo e, ao lado das informações obsoletas, marque a caixa “registro é inválido”.
Etapa 5
Quando você parar de registrar o log, anote a data de validade do log na capa do livro de registro.
