O procedimento de emissão de ordens para a empresa é estabelecido pelas instruções para trabalhos de escritório. Ao mesmo tempo, a contabilidade e o armazenamento desses documentos são mantidos em um livro especial de registro de pedidos, que deve estar presente em todas as organizações.
Instruções
Passo 1
Crie um cadastro de pedidos. Nas grandes empresas, isso é feito por um escrivão separado; as pequenas empresas nomeiam uma pessoa responsável para esses fins. Você pode usar o formulário aprovado do livro de registro e desenvolvido de forma independente.
Passo 2
Crie a capa do livro de registro de pedidos. Deve ser feito de material denso para que as folhas de pedido não enrugem durante o armazenamento. Ressalta-se que esses documentos devem ser mantidos na empresa por no mínimo 5 anos.
etapa 3
Escreva na capa o nome da empresa, o título do livro e o período. Dependendo da frequência de emissão de ordens na organização, o log de cadastro pode ser calculado para um mês, trimestre ou ano. O verso da capa contém informações sobre a pessoa responsável pela manutenção e armazenamento do documento.
Passo 4
Escolha uma das formas de armazenar pedidos no livro de registro. Eles podem ser colados em um livro ou inseridos com um fichário. A segunda opção é preferível caso você precise pegar um dos pedidos e fazer uma cópia dele. Todos os pedidos devem ser organizados em ordem cronológica. Algumas empresas deixam números de backup que podem ser necessários para processar pedidos retroativamente. No entanto, esse método é ilegal, então você não deve abusar dele.
Etapa 5
Desenvolva um formulário comum para pedidos empresariais. Regra geral, trata-se de um papel timbrado, na parte superior do qual constam os dados pré-elaborados da empresa: nome, endereço e dados cadastrais.
Etapa 6
Emita o pedido. Digite seu número e data de compilação. Depois disso, crie um título que responda brevemente à pergunta "sobre o quê?" O texto principal consiste na exposição dos fundamentos da ordem e da parte administrativa. Ao final, é colocada a assinatura do chefe ou de outra pessoa autorizada.
Etapa 7
Em seguida, o pedido é lavrado no livro de registro de pedidos. Se o documento afetar os empregados da empresa, por exemplo, se for formada uma comissão, essas pessoas devem observar que leram o pedido e assinaram.
