Às vezes, as pessoas que usam cartas para comunicação comercial se perguntam se é possível influenciar de alguma forma a decisão do destinatário. Algumas pessoas pensam que isso é impossível; outros respondem à pergunta afirmativamente. Quem está certo? A correspondência comercial é um trabalho muito delicado. Após preencher a carta, você deve mostrar respeito ao destinatário, ser correto e discreto! Você pode influenciar uma pessoa por meio do papel, mas para isso é preciso seguir algumas regras.
Estabelecendo contato psicológico
O contato psicológico na correspondência comercial é muito importante porque, na sua ausência, a cooperação é quase impossível. Certifique-se de se dirigir ao destinatário usando a palavra "Caro" Nunca abrevie palavras em um cabeçalho. Ou seja, se você não conhece bem a pessoa, pode se inscrever da seguinte forma "Prezado Sr. Petrov", e não "Uv. Sr. Petrov ".
Se você já conheceu uma pessoa e conversou sobre alguns tópicos relacionados ao seu trabalho, certifique-se de usar esse fato na introdução. Se você não conhece o destinatário, pergunte sobre sua empresa.
Um exemplo de introdução.
1. Caro Petr Petrovich! Em uma reunião de negócios realizada no restaurante Angara no dia 12 de outubro deste ano, discutimos o tema do investimento em pequenas empresas.
2. Caro Sr. Petrov! Aprendemos que sua empresa é líder na região de Irkutsk na produção de serras de fita. Nossa empresa está envolvida na produção de serrarias. Gostaríamos de cooperar com você no futuro.
Se você souber que o chefe da organização está muito preocupado com sua reputação e está procurando parceiros, peça conselhos a ele. Essa pessoa aceitará ajudar de bom grado, porque você pode influenciar a reputação da empresa. É muito conveniente cooperar com tal organização, pois o gestor tentará cumprir todos os termos do contrato, para não receber críticas negativas.
Encontrando Argumentos e Fatos
Para convencer um cliente de que você está certo, você deve encontrar argumentos. Eles são médios, fortes e os mais fortes. Os psicólogos aconselham seguir a seguinte sequência ao compor uma carta: forte - médio - forte.
Os fortes incluem os seguintes argumentos:
- A apresentação contará com os últimos desenvolvimentos em equipamentos para a produção de serras de fita.
- O preço dos equipamentos ofertados ficará 30% abaixo do preço de mercado.
Os fatos médios incluem:
- Os participantes da apresentação terão a oportunidade de ver os novos equipamentos em ação, bem como obter orientações sobre o funcionamento dos aparelhos.
- A garantia dos equipamentos oferecidos será aumentada em 2 anos.
Os fortes incluem os seguintes argumentos:
- No final da apresentação terá lugar uma promoção, cujos participantes poderão obter uma segunda totalmente gratuita na compra dos equipamentos.
Encontrar o problema do destinatário
Antes de propor algo, tente encontrar um motivo que possa induzir o leitor a usar seus serviços ou comprar um produto de você. Por exemplo, você oferece um serviço de frete. Estude cuidadosamente o trabalho do destinatário, identifique sua insatisfação. Para fazer isso, você pode enviar um "espião". Você também pode descobrir qual empresa ele usa. Em seguida, encontre os aspectos negativos da organização que realiza o transporte rodoviário. Tente identificar um problema que pode surgir ao trabalhar com terceiros.
Se você oferece um equipamento melhor do que o utilizado pelo destinatário, não deixe de escrever sobre isso na carta, referindo-se ao fato de que com seus aparelhos o volume de produção aumentará drasticamente.
Formulando pensamentos
Tente formular seus pensamentos corretamente. Por exemplo, os psicólogos aconselham não usar a partícula "não" e "nem" em correspondência comercial.
Exemplo.
Frase incorreta: no dia 12 de outubro, não faria mal em visitar a nossa exposição.
Frase correta: no dia 12 de outubro teremos o maior prazer em vê-lo em nossa exposição.
Desenho de carta
A atitude do destinatário para com a sua empresa depende do desenho da correspondência enviada. A correspondência comercial envolve o uso de papel timbrado corporativo. Não se deve experimentar fonte e tamanho, é melhor optar por padrões, ou seja, fonte Times New Roman e tamanho 12. Mesmo que sejam ninharias, mas a nível psicológico, tem uma grande influência na pessoa!
