Para um funcionário novato, o design da correspondência recebida pode ser um teste de força. No entanto, assim que o processo é dividido em etapas simples e compreensíveis, ele se torna uma parte imperceptível do dia de trabalho.
Instruções
Passo 1
Todos os documentos recebidos pela organização devem ser registrados no mesmo dia, independentemente da forma como foram recebidos (por e-mail, por correio, por fax, etc.). Os e-mails devem ser impressos, as mensagens telefônicas devem ser gravadas.
Passo 2
A coluna # 1 do diário indica a data de recebimento de cada documento. Coluna # 2 - seu número de registro. O número é atribuído na ordem de recebimento, com cada ano civil começando com um. Em seguida, cada documento entregue é verificado: se foi entregue corretamente, se a embalagem está intacta. Se não estiver marcado "pessoalmente", o envelope ou saco é aberto e o conteúdo é verificado. Se houver um inventário, eles verificam. Se alguns dos documentos especificados estiverem faltando, você precisará redigir um ato apropriado e colocar uma nota no diário de correspondência recebida na seção "Notas". O número de folhas com anexos é indicado na coluna No. 3.
etapa 3
O tipo de correspondência é inserido na coluna nº 4. Pode ser um pedido, um relatório de reconciliação, uma carta, um certificado, um telegrama, uma notificação, etc. As próximas duas colunas indicam o remetente e o número de saída da carta.
Passo 4
Um resumo da remessa deve ser indicado na coluna nº 7. Por exemplo, “Sobre o fornecimento de um certificado da dívida de AA Ivanov. banco "ou" Pedido de recálculo de vencimentos de VV Sidorova ".
Etapa 5
Em seguida, a correspondência é entregue aos destinatários e, após o recebimento da resolução, é lançada na coluna nº 8, indicando nos próximos dois executores e o prazo para a execução do documento. As Notas indicam que o documento foi executado e onde está arquivado.
