Existe a opinião de que uma reunião é um evento que pode ser preparado de forma espontânea. Na verdade, essa forma de interação comercial requer um treinamento administrativo sério.
Tema da reunião
O motivo da reunião deve ser formulado pelo iniciador. Nem sempre é o participante mais importante da reunião nesta capacidade. Tendo em vista que as reuniões podem ser intra-corporativas e com o envolvimento de uma ampla gama de convidados, é importante definir o tema de forma a atrair todas as pessoas necessárias para o diálogo.
Normalmente, a formulação técnica do tema é tratada pela equipe administrativa ou diretamente pelo secretário da reunião. A pauta da reunião segue o tema determinado. Este documento inclui todas as questões planejadas para discussão. Por acordo prévio, um locutor é designado para cada questão, a quem é designado um limite de tempo para seu discurso, sem levar em conta o debate. O prazo da discussão é fixado na ordem do dia separadamente.
Para uma melhor compreensão dos assuntos, não será supérfluo preparar uma apostila que inclua referências curtas, estatísticas ou qualquer outra informação informativa. O secretário prepara esses materiais com cada palestrante separadamente.
A etapa final da preparação do documentário é o desenvolvimento de projetos de decisão sobre cada questão. Este documento representa as soluções propostas pelos relatores com base na discussão. Eles gravam as frases finais apresentadas pelos palestrantes. Caso os participantes não concordem com a opção no sentido provável da decisão, o documento é corrigido pelo secretário.
Pessoas convidadas
A agenda determina em grande parte a lista aproximada de pessoas que devem ser convidadas para tratar das questões levantadas. Portanto, uma forma produtiva é convidar pessoas que tenham um ponto de vista oposto ao do palestrante. Nesse caso, a reunião serve de “mesa redonda” para as partes na situação disputável.
Os participantes da reunião são informados por qualquer método disponível - uma chamada telefônica, e-mail ou um convite pessoal. Todo o pacote de documentos deve ser entregue com antecedência a todos os participantes para que tenham a oportunidade de se familiarizarem com os materiais com antecedência.
Conduzindo uma reunião
Um secretário deve participar da reunião. Sua tarefa é traçar um protocolo após a discussão. Na redação do documento, não é a exatidão literal do registro da discussão que é importante, mas a reflexão de discursos-chave e propostas específicas.
Para excluir possíveis discrepâncias, é melhor gravar o curso da reunião em um gravador. Todos os participantes devem ser informados do início da gravação.
