Uma carta de serviço é uma forma comum de informar terceiros por correio. É utilizado quando é necessária uma confirmação por escrito da transferência de informações importantes para o parceiro ou quando é impossível utilizar outros tipos de comunicação. Este documento tem muitas variedades, mas existem regras gerais que devem ser levadas em consideração ao preparar tal carta.
Necessário
Cabeçalho timbrado
Instruções
Passo 1
Para começar, obtenha o papel timbrado de sua organização especialmente desenvolvido para essas cartas. Sua principal diferença em relação ao papel timbrado padrão é a presença de detalhes postais junto com os dados bancários. Se este não for o caso em sua empresa, prepare sua própria versão. Coloque aqui a logomarca e indique o nome da organização, dados bancários, endereço postal, telefones, fax e e-mail para comunicação.
Passo 2
No canto superior direito, indicar o destinatário da carta (nome da empresa, endereço postal, cargo, nome completo do chefe). Se a carta for endereçada a várias organizações, seus endereços serão colocados um após o outro, mas não mais do que quatro consecutivos e sem especificar os líderes. Agora vá direto para o texto da carta, já que neste documento não consta seu nome (ao contrário de atos, memorandos, etc.). Em vez disso, você pode indicar brevemente o assunto da carta, a essência do seu recurso - "sobre o atraso no pagamento", "sobre a alteração dos termos", etc.
etapa 3
O texto da carta deve ser em estilo comercial. Declare a essência da forma mais breve e precisa possível para evitar confusão ao transmitir informações importantes. Uma carta deve abordar um assunto. Não tente resolver todos os problemas entre você e seu parceiro em uma carta. Cada um deve ser considerado separadamente, uma vez que pode haver diferentes intérpretes e, além disso, isso pode ser importante em caso de litígios que requeiram uma decisão judicial. Conseqüentemente, é melhor não exibir o volume da carta além de uma página.
Passo 4
Finalmente, liste todos os documentos adicionais na seção Apêndices. Deixe um local para a assinatura do gerente e decifre sua assinatura entre colchetes (sobrenome, iniciais). Certifique-se de indicar o nome completo do artista e o número de telefone do escritório para comunicação. Assine o documento original com seu supervisor e registre a carta com o secretário de sua organização como um documento de saída.
