A tabela de quadros é o principal documento que reflete a relação estrutural das divisões e cargos dos colaboradores, bem como a folha de pagamento mensal da organização. A tabela de pessoal é necessária para formar a composição e o número total de pessoal.
A legislação trabalhista da Federação Russa não exige a criação obrigatória de uma tabela de pessoal em uma organização. No entanto, há um decreto de Roskomstat que as organizações de todas as formas de propriedade devem manter registros de documentos primários sobre salários. A contratação de trabalhadores (tanto fixos como a tempo parcial) deve ser efectuada com base no quadro de efectivos, visto que no contrato de trabalho elaborado é obrigatório indicar a unidade estrutural, o cargo do trabalhador. Além disso, o nome do cargo do empregado no contrato deve coincidir necessariamente com o indicado no quadro de pessoal. Para formalizar a tabela de pessoal, é usada uma forma unificada de documentos primários T-3, que contém uma lista de cargos, reflete a composição estrutural da organização e o número de unidades de pessoal, contém informações sobre salários de funcionários, subsídios e pagamentos adicionais, salários mensais. A forma unificada do documento não deve ser abreviada em nenhum caso. No entanto, é permitido fazer algumas alterações. Por exemplo, você pode restringir a seção não reclamada da tabela de equipe e não preenchê-la no futuro. A ordem de disposição das divisões estruturais e posições de pessoal na tabela de pessoal deve ser determinada pelo chefe da empresa. As posições são indicadas, iniciando pelos níveis mais altos, terminando nas posições juniores, ou seja, em ordem decrescente. Todas as divisões, posições na tabela de pessoal são dadas exclusivamente no caso nominativo. Para os trabalhadores a tempo parcial, é necessário fornecer cargos incompletos, eles são dados em parcelas (por exemplo, 0, 5 ou 0, 25). Nunca coloque uma faixa salarial na mesa de trabalho. Existe uma coluna especial para refletir as flutuações nos salários, chamada de "abonos". O economista do trabalho é obrigado a preparar a tabela de pessoal da organização. Caso não exista, é o próprio gestor quem decide quem vai tratar do assunto. Esta decisão é formalizada por despacho. A tabela de pessoal é elaborada para uma data específica do calendário, é efetivada por ordem do chefe. Este documento é geralmente aprovado anualmente em 1º de janeiro. A mesa de trabalho deve ser costurada, numerada, ter o selo da organização, a assinatura do chefe e do contador. Podem ocorrer mudanças no número de funcionários da organização durante o ano. Nesse caso, eles precisam ser redigidos por ordem do cabeçote. Uma tabela de pessoal elaborada com competência é a chave para vencer disputas trabalhistas nos tribunais.
