Os resultados das reuniões carecem de registro documental em ata. Ao redigir este documento, é importante refletir o ponto principal da discussão, apresentando toda a discussão da forma mais sucinta possível.
A ata é lavrada após a reunião pelo secretário da reunião, que deve tomar notas durante a discussão, ou manter registro de gravador. A segunda opção é a mais adequada para resolver possíveis disputas.
Visualmente, o documento consiste nas seguintes partes:
- informações gerais;
- a agenda da reunião;
- discussão e decisões tomadas.
Informação geral
Este bloco de informações inclui o título, local (cidade, data, hora da reunião), uma lista de pessoas presentes. O título da reunião é o título. Por exemplo, uma reunião do grupo de trabalho sobre questões de pessoal. O bloco de data e hora indica informações sobre a reunião realizada diretamente, e não sobre a data de assinatura do protocolo.
Se a reunião for realizada por uma estrutura permanente (comissão, grupo de trabalho, etc.), a informação geral indica o nome completo do presidente permanente e do secretário da reunião.
Na elaboração da lista dos presentes, deverão ser indicados os nomes dos cargos e locais de trabalho dos convidados. Este bloco de informações começa com a palavra "Presente". Caso a reunião preveja votação, os presentes na ata dividem-se em dois grupos - com direito a voto e sem direito a participar na votação.
Agenda da reunião
A pauta da reunião é formada antes da reunião. No entanto, há exceções, por exemplo - para reuniões urgentes. Este bloco lista os assuntos da reunião sem especificar os palestrantes e o tempo limite para os relatórios. Mesmo que a reunião seja convocada para discutir um assunto, ela não consta do título do documento, mas é elaborada na forma de ordem do dia.
Consoante o prazo para a intervenção, a ordem do dia apresentada pode ser aprovada automaticamente ou submetida a votação pelo presidente. Nesse caso, a discussão começa com a questão da aprovação da pauta da reunião. Se não houver objeções, então na ata tal decisão é formalizada da seguinte forma: "A questão da concordância da ordem do dia foi posta a votação." A seguir estão os resultados da votação na forma: "Votado: a favor - (número de votos), contra - não, abstenção - não."
Discussão e tomada de decisão
O maior bloco de perguntas é reservado para refletir o curso da discussão. Cada assunto da ordem do dia é colocado em um bloco separado, começando com o texto da ordem do dia. Segue-se o desenrolar do relato, o qual é elaborado da seguinte forma: “Ouvido: (nome completo do locutor)”. Transcritores experientes recomendam não transcrever as falas, mas deixar o sentido geral, que pode ser expresso em várias frases. Se for importante preservar o sentido da maior parte do relatório, então pode-se citar as teses da fala ou trechos da apresentação no anexo ao protocolo, fazendo referência a ela no texto do documento.
O mesmo se aplica à reflexão do curso da discussão. Caso vários oradores tenham o mesmo ponto de vista, os seus discursos podem ser formalizados da seguinte forma: “Oradores (nomes completos dos oradores) que apoiaram a opinião do orador”.
Como resultado de cada pergunta, uma solução deve ser formulada. Deve ser preparado com antecedência nos projetos de decisão ou formulado pelos próprios participantes da reunião durante a discussão. As decisões são tomadas na forma de formulações específicas, que devem ser apresentadas de forma inequívoca e precisa. Decisões sobre discursos meramente informativos podem ser levadas em consideração pelos participantes da reunião.
Caso a reunião preveja votação, a ata após cada questão deve conter os seus resultados: “A decisão foi tomada por unanimidade”, “A decisão foi tomada por maioria de votos”, “A decisão não foi tomada.” Notas semelhantes devem ser feitas nos casos em que os assuntos sejam retirados da discussão, adiados para outra reunião ou não considerados devido à ausência de um palestrante.
Ao final, a ata é assinada pelo presidente e pelo secretário e, se necessário, é autenticada com o carimbo da organização que convocou a reunião.
