A decisão de qualquer reunião é juridicamente vinculativa apenas se formalizada em ata. As atas das reuniões de pais, de proprietários ou de acionistas, é claro, diferem em conteúdo, mas os requisitos para a forma são sempre aproximadamente os mesmos.
Escreva um rascunho
Nem sempre é conveniente digitar em um computador durante uma reunião, portanto, as atas podem ser escritas primeiro em um rascunho. Algumas informações podem ser inseridas antes do início da reunião. Acima escreva a palavra "Ata", logo abaixo - o nome da reunião e a data. Ainda mais abaixo à esquerda, escreva a palavra "Frequentou". Se a decisão for tomada por maioria qualificada ou simples da lista, indique quantas pessoas deveriam estar presentes. Isso é importante, por exemplo, quando se trata de uma reunião de proprietários que devem decidir sobre como administrar a casa, coletar dinheiro para grandes reparos, etc. Escreva sua agenda abaixo. Se você pretende discutir assuntos que ainda não conhece, adicione o item "Diversos". Em alguns casos, o limite de tempo deve ser especificado.
Depois que a reunião começar
Escreva quantas pessoas estão presentes e quantas deveriam estar. Na agenda, escreva a palavra “Ouvi” e coloque dois pontos. Escreva as perguntas, os nomes dos palestrantes e um resumo das falas, ponto a ponto. Os palestrantes podem ser solicitados a apresentar seus discursos com antecedência. Registre na ata as perguntas feitas a cada apresentador e as respostas. Quanto às soluções, elas podem ser inseridas após cada questão ou como um bloco único na parte inferior do protocolo. Certifique-se de indicar quantas pessoas votaram "a favor", "contra" e quantas se abstiveram. Nas decisões, escreva os nomes do presidente e do secretário e coloque a data. Em alguns casos, é necessário indicar os nomes de todos os membros do presidium.
Digite o texto no computador
Ao digitar no computador, a secretária costuma editar o texto. Tente editá-lo para não quebrar o significado. Isso é especialmente verdadeiro para decisões. Não existe um formulário uniforme para o registro de protocolos, mas geralmente se aplicam as seguintes regras:
- o texto é digitado em tamanho 14 pontos com um ou um intervalo e meio;
- alinhamento do texto principal - em ambos os lados;
- alinhamento do título - centralizado, número de participantes - direita;
- os parágrafos começam com uma linha vermelha.
Digite o texto, não se esqueça de deixar espaço para as assinaturas do presidente e do secretário, bem como coloque as transcrições das assinaturas. Coloque a data na parte inferior. Imprima a ata e deixe o presidente e o secretário assiná-la. Há casos em que uma reunião é realizada à revelia. Nesse caso, os textos das falas não são escritos. O resto do protocolo é elaborado da mesma forma.
