A atividade de muitas empresas está associada à celebração de contratos de fornecimento de bens, à compra de matérias-primas e componentes. Cada empresa celebra contratos com funcionários. Para tornar a documentação mais fácil de usar, a prática de manter uma ampla variedade de diários de contabilidade é amplamente difundida. Em tal jornal, é conveniente registrar, por exemplo, a cronologia da movimentação de documentos individuais e os detalhes dos contratos.
Necessário
- - um jornal de contabilidade de contratos;
- - contratos.
Instruções
Passo 1
Desenvolva um formulário para manter um registro de contratos. Deve refletir as especificidades da empresa e ser fácil de usar. Em uma grande empresa, você pode aprovar tal forma do periódico por meio de um pedido especial, complementando-o com recomendações para o preenchimento da documentação.
Passo 2
Desenhe a página de título da revista. Insira o nome do documento aqui. Reflita o nome da empresa e todos os detalhes necessários. Insira a data de início do registro. Em uma grande empresa, é aconselhável manter um registro de contrato separado para cada unidade estrutural. Numere as páginas da revista, grampeie se necessário e afixe o selo da organização.
etapa 3
Divida as páginas de trabalho da revista em várias colunas, cujo número será determinado por suas necessidades e as especificações dos contratos. Forneça colunas para o número de série do documento, a data do contrato e seu vencimento. Uma coluna separada conterá uma breve indicação do assunto do contrato. Incluir na revista também os responsáveis pelo cumprimento das obrigações contratuais.
Passo 4
Se você acha que a forma eletrônica do periódico será mais conveniente, desenvolva seu próprio software para registro de contratos ou encomende este trabalho a uma organização especializada. Em alguns casos, você pode usar o programa de planilhas do Microsoft Excel para essa finalidade.
Etapa 5
Designe um funcionário que será responsável por manter o diário. Normalmente, essa pessoa é um funcionário do departamento de pessoal da empresa ou um funcionário do departamento jurídico.
Etapa 6
Ter como regra manter um registro dos contratos de forma sistemática, refletindo a documentação nele contida de forma contínua, e não caso a caso. Isso permitirá que a gestão da empresa tenha uma visão completa dos processos que ocorrem na empresa e proporcionará uma oportunidade de navegar rapidamente no denso fluxo de documentação.
