No processo de trabalho e preparação de documentos, é atribuída uma função importante à sua aprovação, que pode ser interna, onde os documentos são endossados por departamentos da própria organização, ou externos, associada à aprovação de documentos por outras instituições. Um documento legalmente acordado dá o direito de tomar as medidas previstas nas leis, normas e regras. Os documentos que passaram no procedimento de aprovação são lacrados ou carimbados.
Instruções
Passo 1
Trabalhando como funcionário de uma organização, cujas responsabilidades incluem a aprovação interna e externa de documentos, é necessário ter informações claras sobre quais departamentos da empresa são responsáveis por sua aprovação.
Passo 2
Faça uma lista dos documentos que precisarão ser aprovados durante todo o período de trabalho. Seja claro sobre os departamentos responsáveis por seu endosso. Elabore uma tabela que indique os tipos de documentos sujeitos à aprovação obrigatória, departamentos responsáveis pela execução deste trabalho, cargos, sobrenomes, nomes, patronímicos dos funcionários, seus telefones e endereços de e-mail.
etapa 3
Decida sobre o documento que precisa ser aprovado. Faça um plano, indicando a ordem em que você contata os departamentos de sua organização. Conheça os prazos de conclusão da obra conversando com cada funcionário de todas as divisões da empresa responsáveis pelo endosso do documento.
Passo 4
Preste muita atenção aos termos de aprovação do documento, responda rapidamente a quaisquer alterações feitas nele por um funcionário do departamento. Se você tiver alguma dúvida sobre as edições feitas no documento, não deixe de consultar os especialistas da organização, esclarecendo todas as nuances. Isso ajudará a reduzir o tempo de aprovação no futuro e permitirá que você redija o documento legalmente de maneira correta.
Etapa 5
Em cada departamento da organização, após passar pelo procedimento de aprovação, um visto é colocado no documento. Pode ser um carimbo do departamento ou um carimbo “Aprovado” com indicação da função, nome e assinatura do funcionário. Certifique-se de que cada funcionário responsável pela aprovação do documento o assine corretamente. Caso contrário, não será assinado pelo chefe da organização.
Etapa 6
O último link para endossar o documento é o chefe da empresa. O documento só é considerado legalmente aceito se for assinado pela direção, funcionários de todas as áreas, o selo ou carimbo do empreendimento.
Etapa 7
No caso de coordenação externa de documentos que exijam a sua aprovação por diversas instituições, consulte a lista de organizações às quais tem de se candidatar. Descubra informações detalhadas sobre os departamentos, seus funcionários envolvidos na coordenação. Ligue para eles ou envie um e-mail, especificando a lista de documentos necessária. Combine um horário para a reunião.
Etapa 8
Elabora uma lista de questões relacionadas com o tempo de aprovação e o procedimento para efetuar alterações para o funcionário da instituição envolvido na aprovação externa de documentos. Faça uma declaração oficial na forma prescrita, indicando a lista de documentos a serem acordados. Controlar o tempo de aprovação dos documentos e a veracidade de sua execução.
