Um extrato do protocolo é um atributo indispensável do fluxo de trabalho de qualquer organização. Por ter força jurídica semelhante ao documento original, o extrato deve conter todos os dados necessários. Na preparação dos documentos relevantes, deve-se prestar atenção aos detalhes.
Em regra, os requisitos para a realização de extractos de actas são fixados em cada empresa de acordo com o regulamento interno do volume de negócios. No entanto, existem normas geralmente aceitas sobre como este documento deve ser elaborado.
Um extrato da ata é uma cópia exata do texto do documento original sobre um assunto específico. Assim, do extrato da ata da reunião deve constar o nome do órgão social, cuja reunião foi lavrada. Via de regra, essa informação é indicada no título do documento. Aqui, o tipo de documento "Protocolo" é alterado para "Extrair do protocolo". Em alguns casos, a inscrição "Declaração" é fornecida no canto superior direito do documento.
Além disso, para preservar a força jurídica do original, o extrato do protocolo deve conter as informações:
- data, local e hora da reunião;
- informações sobre a presença de quorum para a tomada de decisões;
- informações sobre a pessoa que exerce as funções de presidente da mesa;
- informações sobre a pessoa que exerce as funções de secretário.
A pauta da reunião é reduzida a um assunto específico para o qual um extrato está sendo preparado. Da mesma forma, todos os fragmentos relacionados à discussão de questões de terceiros são excluídos do documento.
A apreciação do tema da ordem do dia, do qual está sendo elaborado o extrato, se dá exatamente com o número serial, a redação, o andamento da discussão e as decisões tomadas.
Ao final, o extrato é assinado pelo presidente da mesa e autenticado pelo selo. Segue-se o requisito de confirmação da sua autenticidade "A declaração está correta" ("Correta") e a assinatura da secretária com uma descriptografia é colocada.
O extrato original da ata é numerado, costurado e certificado com selo e assinatura de pessoa autorizada.
