Uma carta é escrita ao cliente se for impossível cumprir as obrigações para com ele por parte da sua organização, se ele não tiver transferido dinheiro para as mercadorias entregues e se houver necessidade de informá-lo sobre a nova gama.
Instruções
Passo 1
Comece sua carta perguntando a alguém que representa a organização do cliente. Nesta parte da carta, expressões de polidez como "Caro Ivan Andreevich", "Senhor Remizov" são apropriadas. Caso a empresa cliente não tenha uma pessoa específica com a qual tenham estabelecido relações, contacte "Prezados Senhores".
Passo 2
Apresente-se com o nome de sua organização. Use frases padrão, por exemplo, "MontazhSpetsStroy LLC gostaria de expressar nosso respeito a você e desejar prosperidade para sua organização." Isso permitirá que você oriente seu cliente, lendo o texto principal, ele não ficará intrigado sobre quem é o destinatário da carta.
etapa 3
Formule o motivo da carta. A forma de escrita e o conteúdo da mensagem dependem disso. O motivo mais comum para escrever cartas a um cliente é o não pagamento das mercadorias entregues ou dos serviços prestados. Neste caso, consulte a cláusula pertinente do contrato, indique que o cliente é responsável pelo pagamento da fatura dentro de um determinado prazo. Se esta não for sua primeira carta sobre este assunto, apele para a responsabilidade do cliente pelo não cumprimento das obrigações prescritas na cláusula X do contrato de fornecimento. Observe que em caso de não pagamento das contas, você terá que recorrer ao tribunal.
Passo 4
Peça desculpas ao cliente se o motivo para escrever a carta foi a incapacidade de entregar a mercadoria a ele dentro dos termos especificados no contrato. Não tente explicar as razões pelas quais está faltando o prazo de entrega, o cliente não está interessado nisso, é melhor informá-lo sobre quanto tempo sua organização será capaz de cumprir as obrigações decorrentes do contrato. No final da carta, use as frases "Obrigado pela sua compreensão", "Esperamos por mais cooperação."
Etapa 5
Informe o cliente sobre a nova linha de produtos oferecida por sua empresa, caso seu parceiro não tenha conhecimento do sortimento alterado. Nessa carta, é desejável indicar quais descontos o cliente receberá ao redigir novos contratos de fornecimento como cliente regular.
Etapa 6
Assine no final da carta. Deixe suas informações de contato para que o cliente saiba como entrar em contato com sua organização. Desejo tudo de bom para a organização e para quem a representa.
