No decorrer de suas atividades, muitas empresas enviam seus funcionários em viagens de negócios. Parece que nada complicado - apenas o funcionário executou uma tarefa e voltou dela. Mas mesmo um evento tão simples requer um processo de documentação bastante volumoso.
Necessário
- - certificado de viagem
- - atribuição de serviço
- - pedido de viagem de negócios
- - relatório prévio
- - relatório sobre o trabalho realizado
Instruções
Passo 1
Conclua uma atribuição de trabalho para o funcionário detalhando o propósito e o horário da viagem do funcionário. Normalmente, essa tarefa é elaborada pelo chefe da unidade estrutural em que trabalha o funcionário em viagem de negócios. Em seguida, assine esta designação de trabalho com o chefe da empresa, pois é ele quem toma a decisão posterior sobre a oportunidade desta viagem de negócios.
Passo 2
Prepare uma ordem de viagem do funcionário. Essa ordem é geralmente emitida pelo chefe da empresa, com base em uma atribuição de trabalho apresentada pelo chefe da unidade estrutural. Familiarize o funcionário em viagem de negócios com este Pedido contra assinatura.
etapa 3
Emita um certificado de viagem de negócios para o funcionário, com base no pedido de viagem de negócios. Este certificado indica a hora de chegada do trabalhador ao local de destino e a hora de sua saída de lá. De acordo com essas marcas, após o retorno do funcionário, é calculado o tempo real despendido em viagem de negócios e calculado o subsídio de viagem.
Passo 4
Dê ao funcionário um adiantamento para despesas de viagem. Essas despesas incluem o pagamento de diárias, viagens, aluguel de acomodação, etc. As despesas diárias são pagas ao funcionário por cada dia de viagem de negócios, bem como por todos os dias que passar na viagem. Se um funcionário for enviado em viagem de negócios dentro do país, o adiantamento será pago na moeda nacional e, se for para o exterior, na moeda do país para o qual estiver viajando.
Etapa 5
Elaborar relatório do trabalho executado, com base no resultado do retorno do funcionário de viagem de negócios. Este relatório mostra a quantidade de trabalho realizado pelo funcionário durante a viagem, e também mostra as despesas reais da viagem, incluindo diárias. Os documentos originais são anexados a tal relatório, tais como: bilhetes de viagem, recibos de pagamento do hotel, etc. Em seguida, comparando-se com os valores repassados ao empregado na forma de adiantamento, os custos são recalculados: os fundos excedentes são retirados ou o excedente é devolvido. O colaborador deve familiarizar-se com os dados do relatório dos trabalhos executados contra assinatura.
