Em uma agenda de trabalho lotada, pode ser difícil arranjar tempo não apenas para o almoço, mas também para uma pausa de cinco minutos. Trabalhar em modo de emergência não leva apenas ao cansaço físico. O desconforto psicológico se acumula, o que pode causar depressão. Por isso, é necessário organizar a jornada de trabalho com competência para conseguir desempenhar as funções sem esforço excessivo.
Matriz de gerenciamento de tempo - como construí-la
O meio mais popular de otimizar o tempo de trabalho é a Matriz de Eisenhower. Essa é a primeira coisa que se ensina a compensar nos treinamentos de gerenciamento do tempo. Em uma tabela simples de quatro células, as tarefas são escritas, divididas por prioridade. No quadrado superior esquerdo - urgente e importante. Isso inclui a resolução de momentos de crise aguda de trabalho, tarefas urgentes, projetos cujos prazos estão se aproximando. No canto superior direito - assuntos importantes, mas não tão urgentes. Trata-se de planejar novos projetos, avaliar a eficácia dos concluídos, tarefas cotidianas atuais, identificar novas áreas de atividade. A célula inferior esquerda - tarefas menos importantes, mas urgentes. Isso inclui conversas telefônicas, algumas reuniões, consideração de materiais urgentes, atividades sociais. E a última célula inferior direita - não importa nem urgente. Isso é trabalho de rotina, algumas ligações, diversão.
O dia de trabalho mais eficaz é considerado aquele em que o quadrado superior direito é preenchido ao máximo - com assuntos que são importantes, mas não urgentes. Isso significa que há tempo para completar todas as tarefas atribuídas, tudo está indo de acordo com o planejado, nenhuma emergência está prevista. Se o quadrado superior esquerdo estiver cheio, significa que muitas tarefas foram adiadas "para mais tarde", e agora você tem que limpar a pilha acumulada de assuntos urgentes e muito importantes. Ao mesmo tempo, vão se acumulando coisas importantes, mas não urgentes, que também precisam ser feitas, mas não há tempo para isso. E após a concretização da emergência, forma-se o seguinte devido ao facto de os primeiros casos não urgentes já se terem aproximado há muito dos prazos para a sua implementação.
Para evitar esse desenvolvimento de eventos, é necessário compilar a matriz de Eisenhower regularmente, e não apenas em um dia útil. Os gerentes mais eficazes fazem isso várias vezes. No final do mês - o próximo, distribuindo as principais tarefas para as células. No final da semana - a próxima, espalhando o trabalho atual nas praças e fazendo ajustes. E antes do final da jornada de trabalho - a próxima, a elaboração de um plano de assuntos primários. Essa distribuição de responsabilidades levará de cinco a dez minutos e permitirá que você não se preocupe com o que fazer primeiro e o que - depois.
Crunch constante - o que fazer?
Se as coisas se acumulam e se acumulam, e oito horas do trabalhador não são suficientes para o desempenho de todas as funções, vale a pena delegar autoridade. Talvez muitas tarefas tenham sido definidas e não possam ser executadas por um funcionário. Essa situação merece esclarecimento para a administração. Para fazer isso, você precisa fazer uma lista de tarefas com subitens - o que você precisa fazer para concluir a tarefa. Melhor ainda, programe o tempo gasto. Isso mostrará claramente ao chefe que não é realista lidar com todo o volume de trabalho de uma pessoa. Nesse caso, parte das tarefas pode ser removida do gerente e transferida para outro funcionário.
