Você precisa urgentemente de um documento, mas não se lembra onde o colocou? Organize sua vida no escritório, organize tudo em pastas numeradas - isso tornará seu trabalho mais fácil.
Nós colocamos as coisas em ordem nos jornais
Se houver poucos documentos e eles se relacionarem a uma área de aplicação, eles precisam ser colocados todos em um só lugar, de preferência em uma pasta. Mas, via de regra, uma pasta não é suficiente, deve haver várias delas. Por exemplo, uma pasta com os documentos constitutivos de uma empresa, para cartas, para contratos com fornecedores, etc.
Com a expansão do empreendimento, o número de pastas aumenta. Você pode precisar não de uma, mas de várias prateleiras para eles. E então aparecem os funcionários que terão seu próprio fluxo de documentos e suas pastas. Ou seja, a primeira regra de ordem é a distribuição dos documentos em pastas temáticas, que devem ficar em uma estante.
Agora a indústria produz bandejas horizontais e verticais. São muito práticos, ocupam pouco espaço, cabem bem na mesa e permitem ter à mão todos os documentos básicos e de uso frequente, sem a necessidade de aquisição de móveis novos.
Registro
Se houver muitos documentos, você pode fazer um registro especial (diário de registro) para eles ou vários. Por exemplo, registros de documentação de entrada e saída. Contêm a data de registo e o número do documento de entrada (saída), o seu conteúdo breve e / ou nome e para onde o documento é enviado (a que departamento, a que funcionário foi entregue, em que pasta está colocado, etc.)
Para parte ou todas as pastas, se houver muitos documentos e muitas pastas semelhantes (dentro do significado), pode ser necessário um registro de documentos em cada pasta, ou seja, uma lista deles, que está aninhada ou de alguma forma anexada no meio da pasta. Cada documento pode receber um número (se não existia antes) ou dar o seu próprio. Então você não precisará folhear todos os documentos, mas apenas olhar sua lista e, em seguida, pegar o número necessário.
Coloque os documentos nas pastas, bandejas e prateleiras adequadas, inicie-os a tempo e você encontrará tudo com rapidez e facilidade.
Manter o local de trabalho arrumado
O local de trabalho deve ser mantido em ordem. Tente limpar sua mesa diariamente ou pelo menos uma vez a cada poucos dias. Você pode deixar os documentos necessários sobre a mesa, colocar o restante em pastas, em bandejas e prateleiras e, se os tirou de alguém, devolvê-los. Só se você der, é melhor lembrar bem quem ou mesmo anotar.
E finalmente. Uma pessoa cujos documentos estão sempre disponíveis, são facilmente encontrados e entregues a tempo, sempre em boas condições com as autoridades. Desejamos-lhe isso de todo o coração.
