Uma empresa de qualquer forma de propriedade tem seu próprio fluxo de trabalho na forma de um conjunto de papéis de vários tipos, sistematizados de acordo com um determinado princípio. Um memorando requer atenção especial ao ser redigido.
O que é um memorando
O papel comercial na forma de memorando é de natureza informativa e recomendatória. É fornecido ao superior imediato ou ao chefe da organização. O memorando pode ser elaborado por indicação da direção e por iniciativa do colaborador.
O documento consiste em fatos específicos em relação a um assunto específico. Na maioria dos casos, o memorando é a opinião subjetiva do funcionário, que é expressa por escrito. Às vezes, em função dos eventos que estão ocorrendo na empresa, é extremamente importante que o gestor conheça as opiniões dos subordinados para ajustar suas futuras ações. Os funcionários devem, sozinhos, redigir uma resposta detalhada, complementada por suas próprias idéias e recomendações.
Quanto ao assunto dos relatórios, pode ser diferente: desde um fornecimento único de informações até relatórios periódicos. Ao contrário das notas explicativas e de serviço, o memorando pode ser usado dentro da empresa ou desempenhar o papel de um documento de relatório para uma autoridade superior.
Motivo da elaboração do documento
Um memorando é elaborado como resultado de um processo descontrolado, que pode prejudicar a empresa. É então que o funcionário pode igualmente levar todas as informações ao conhecimento dos superiores. Por exemplo, pode ser o absenteísmo múltiplo de uma pessoa responsável ou o desrespeito ao cumprimento das metas planejadas, o que, é claro, pode afetar negativamente o desempenho de toda a empresa. Em geral, o documento pretende ser um sinal para uma mudança na política interna, que está sendo implementada pela liderança.
Como redigir um memorando corretamente
Normalmente, um documento consiste em várias partes. Em primeiro lugar, é necessário formular claramente o motivo que motivou a redação do memorando. Ele descreve a situação específica e lista os fatos. Então, é bastante lucidamente recomendado expressar sua própria opinião sobre o que está acontecendo. Ao mesmo tempo, é necessário analisar a situação por todos os lados e oferecer sua própria solução para o problema.
Todas as informações devem ser apresentadas de forma suficientemente sucinta, respeitando o assunto do ocorrido. A distorção da realidade e a expressão de conjecturas que não são apoiadas por uma base de evidências são inaceitáveis.
O documento é colocado em folha de formato A4 com a indicação obrigatória no canto superior esquerdo do nome da unidade. No canto superior direito, você deve colocar informações sobre o destinatário da nota. Um pouco abaixo, a partir de uma linha vermelha, o nome do documento e seu número, bem como o local de compilação, estão escritos em letras grandes.
Em seguida, a informação é divulgada de forma bastante livre, sendo apoiada pela assinatura do colaborador que elaborou o documento.
Antes de enviar o memorando, é recomendável verificar cuidadosamente a realidade de todas as circunstâncias acima.
