Ao redigir ordens de pessoal, é necessário prestar muita atenção ao seu significado jurídico. Para serem juridicamente vinculativos, eles devem conter uma série de detalhes necessários, incluindo o índice de registro ou, em outras palavras, o número do documento. As regras de registo de encomendas são determinadas pelo documento local da instituição, mas também existem regras gerais.
Instruções
Passo 1
O número de sequência do pedido de pessoal também é seu número de registro (índice). A numeração de todos os pedidos (pedidos) de pessoal deve ser mantida durante o ano de expediente separadamente para cada grupo de documentos administrativos em formulários de registro especiais.
O ano comercial geralmente coincide com o ano civil (1º de janeiro a 31 de dezembro). Mas há exceções, por exemplo, instituições de cultura, educação, etc., em que o ano de mandato começa em 1º de setembro.
Passo 2
Para começar, diferencie todos os pedidos em grupos separados. Divida os papéis de acordo com sua vida útil em documentos de armazenamento de longo prazo e documentos de armazenamento de curto prazo.
Em grandes organizações com um grande número de funcionários, por conveniência, selecione vários grupos em um assunto homogêneo dentro da matriz de pedidos com o mesmo período de armazenamento.
Por exemplo, os documentos para armazenamento de longo prazo podem ser divididos em grupos: pedidos de admissão, pedidos de dispensa, pedidos de transferência. E os papéis de armazenamento de curto prazo podem ser diferenciados em séries: pedidos de férias, pedidos de viagens de negócios.
Em organizações com um grande número de funcionários, às vezes é necessário desenvolver designações de cartas de pedidos para cada categoria de pessoal.
etapa 3
Além disso, registre cada um desses grupos de pedidos de pessoal em formulários especiais. Como formulário de registro, você pode usar um diário, cartões de registro e controle ou um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos. Cada uma dessas formas tem vantagens e desvantagens.
Cartões de registro e controle e arquivos eletrônicos, que geralmente se duplicam, são mais convenientes para organizar e pesquisar. Logs fornecem mais segurança de informações.
Os formulários de inscrição não possuem um padrão estrito, mas geralmente contêm as seguintes informações:
- a data;
- número de série do pedido;
- quem assinou (cargo, sobrenome);
- um resumo do pedido;
- base;
- artista.
Passo 4
Agora, para numerar os pedidos por quadro, você só precisa examinar o diário correspondente e atribuir o próximo índice ao documento.
