Os funcionários responsáveis pela redação de contratos devem prestar atenção às especificidades do uso de assinaturas de fac-símile. Ignorar os requisitos da lei nesta área pode levar a custos legais e grandes perdas financeiras.
O que é uma assinatura de fac-símile
Um fac-símile é um carimbo que reproduz fielmente a assinatura manuscrita de uma pessoa. Normalmente serve para certificar a autoridade de um funcionário. Essa reprodução artificial de uma assinatura é reconhecida pela legislação civil da Rússia como um análogo completo de uma assinatura manuscrita. No entanto, o significado exato do termo “fac-símile” não é especificado na legislação.
Uma assinatura de fac-símile pode muito bem ser usada para a execução de documentos individuais - junto com uma assinatura manuscrita. Em alguns casos, o uso de fac-símiles é expressamente prescrito por lei. Mas o número de tais situações é pequeno. Portanto, na prática, muitas vezes surge a pergunta: quando é permitido o uso desse tipo de assinatura de certificação e em que casos é melhor evitar o uso de fac-símiles?
Força legal de uma assinatura de fac-símile
Como regra geral, um funcionário tem o direito de usar uma assinatura de fax se estiver diretamente previsto na lei ou em um acordo separado das partes na transação. Mas se estamos falando sobre registro de documentos fiscais ou contábeis, são necessárias assinaturas “ao vivo” de pessoas autorizadas.
Aqui está um exemplo. A legislação tributária russa não prevê o uso de faturas seladas com uma assinatura de fax. Isso é considerado uma violação do procedimento estabelecido para o processamento de tais documentos. Uma fatura assinada por fax não pode ser a base para aceitar valores de impostos para dedução.
As transações civis são um assunto diferente. Ao fazê-los, você pode usar um dos tipos de cópias de assinatura. Mas isso deve ser previsto por lei ou por escrito no acordo das partes.
O próprio procedimento para o uso de fac-símiles na legislação não é especificado. Por esta razão, o acordo estabelecido pelas partes é a base para se chegar a um acordo sobre o direito de usar uma assinatura de fac-símile na celebração de um acordo.
Um acordo sobre o procedimento de utilização de uma cópia de uma assinatura pode ser lavrado em documento separado. Também é permitida a inclusão de tal condição no texto do documento contratual principal. Para que uma assinatura de fac-símile seja juridicamente vinculativa, é necessário listar os documentos que as partes consideram possível assinar por meio de fac-símile. O tribunal aceitará os contratos certificados desta forma como prova escrita.
Uma variante é possível quando a possibilidade de uso de fac-símiles não está prevista no contrato principal, mas a empresa redigiu um contrato adicional a este documento e o autenticou com cópia da assinatura. O tribunal pode muito bem decidir sobre o não cumprimento, neste caso, da forma escrita do acordo complementar. Não será considerado um prisioneiro.
