A nomenclatura é uma lista de todos os casos que compõem o arquivo e são abertos em uma determinada organização, trazidos para o sistema. Deve indicar o índice do caso, o nome, os termos estabelecidos de seu armazenamento.
Variedades de nomenclatura
No trabalho de escritório, existem três tipos principais de nomenclatura: padrão, aproximado e individual. A norma é estabelecida por lei federal e serve de modelo para a elaboração da nomenclatura em organizações do mesmo tipo. A nomenclatura aproximada não inclui um número estritamente normalizado de casos. Contém uma lista de casos recomendados para abertura com seus índices. Os tipos de nomenclatura acima são elaborados em órgãos e instituições estaduais e municipais. Funcionários de organizações privadas com base em documentos legais, tipos de relatórios, planos de trabalho, etc. uma lista de casos individuais está sendo desenvolvida. Inclui todo o volume das caixas formadas do empreendimento.
O procedimento para compilar a nomenclatura
Todos os anos, com base na anterior, é elaborada uma nova nomenclatura de casos. Além disso, todos os documentos estão sujeitos a revisão. Um componente importante da nomenclatura é o prazo de validade da caixa. Com base nisso, os casos de armazenamento temporário, de longo prazo e permanente são distinguidos. O prazo dos arquivos de armazenamento temporário é inferior a dez anos, o armazenamento de longo prazo é superior a dez anos. Para os documentos com prazo de conservação expirado, é elaborado inventário, onde consta o número de ordem do documento, nome, ano de criação, número de folhas e outras informações nos casos expressamente previstos. Após a elaboração do inventário, esses documentos estão sujeitos a destruição.
Estruturalmente, a nomenclatura é representada por seções, subseções. No entanto, essa divisão é típica para organizações e instituições governamentais. Nas organizações privadas, essa divisão é condicional e, em vez disso, destaca as principais áreas de suas atividades, em vez de refletir a relação de poder e subordinação.
A tabela de nomenclatura consiste em cinco colunas: a primeira contém o índice do caso, a segunda - o nome do caso, a terceira - o número de páginas (indicado no final do ano corrente), a quarta - o período de armazenamento instituído por atos normativos, o quinto - notas relativas à instauração do processo, inclusão no inventário para efeito de destruição, etc.
O caso de armazenamento de longo prazo e permanente incluído na nomenclatura não deve ultrapassar duzentas e cinquenta páginas. Se o número de aldeias ultrapassar a norma, é aconselhável dividir o caso em dois ou mais.
A nomenclatura de casos compilada deve ser acordada com o departamento de arquivos e assinada pelo chefe da organização.
