O armazenamento adequado da documentação evitará problemas para encontrar os contratos certos. Depois de passar algum tempo arquivando títulos, você terá certeza de que os necessários estarão sempre à mão, sãos e salvos.
Instruções
Passo 1
Para encontrar facilmente o documento de que você precisa, faça um livro de contabilidade. Dê um número ao contrato e insira-o neste bloco de notas. Além do número de série, anote a data em que o contrato foi celebrado. A linha do diário deve ter a seguinte aparência: 1. Contrato nº 987DL de 2010-03-23. Ao lado, nas notas, indique a essência do contrato, se exigido pelo estilo corporativo de arquivamento.
Passo 2
Criar para cada pessoa jurídica, caso existam várias na organização, seu próprio cadastro de documentos. Use símbolos convencionais para denotá-los. Por exemplo, insira os contratos da LLC "Imagens engraçadas" como 987ВК. E os contratos da OJSC "Murzilka" marcam 987M. Atribua números estritamente para evitar confusão.
etapa 3
Só arquive o contrato em pasta depois de ter passado por todas as fases de aprovação, ter sido assinado pelos directores-gerais de ambas as partes e colocado todos os selos. Escolha fichários de capa dura para manter seus documentos seguros. Crie uma pasta separada para cada entidade legal.
Passo 4
Para inserir o contrato no fichário, remova com cuidado o clipe de papel que conecta as folhas. Faça novos furos com um furador. Insira o documento em uma pasta e prenda-o com gavinhas de metal. Separe um contrato do outro com uma folha A4 em branco.
Etapa 5
Existe outra maneira de arquivar documentos. Compre um conjunto de arquivos transparentes. Coloque cada contrato em uma capa separada e prenda-o em uma pasta.
Etapa 6
Não insira muitos contratos em uma pasta - as folhas podem enrugar. O encadernador deve fechar facilmente para que o papel não saia.
Etapa 7
Reserve uma prateleira separada no rack para armazenar pastas com documentos. No final do fichário, indicar o ano e a pessoa jurídica para a qual os contratos são celebrados. Dessa forma, você pode encontrar rapidamente os contratos de que precisa, se necessário.
Etapa 8
Não há necessidade de guardar pastas com documentos concluídos há três a quatro anos. Coloque-os em caixas de papelão apertadas, assinando o ano e a pessoa jurídica que detém o contrato. Envie os pacotes para o armazém. Encontre uma área de armazenamento seca. A umidade pode matar os títulos.
