Cada empresa celebra contratos (trabalho, fornecimento, compra de bens). Como regra, eles são armazenados em arquivos. Para a comodidade da utilização desses documentos, além de eliminar o motivo de sua perda, eles são registrados. É montado um diário especial, no qual são registrados os detalhes dos contratos, acordos adicionais a eles e estabelecida a cronologia de sua movimentação.
É necessário
- - jornal para contabilização de contratos em papel;
- - produto de software para contabilização de contratos;
- - documentos da empresa.
Instruções
Passo 1
Não existe um formulário unificado para o documento sobre a contabilização dos contratos. Mas você pode desenvolvê-lo sozinho ou comprar um produto de software especial projetado para armazenar informações sobre contratos. Mas a primeira opção é gratuita, pare por aí se não precisar de custos extras.
Passo 2
Escreva o nome do documento na página de título do diário de contabilidade de contratos. Por favor insira o nome da sua empresa. Se a empresa for grande o suficiente, é aconselhável ter um magazine separado para cada unidade estrutural. Nesse caso, escreva o nome do departamento. Insira a data em que o documento foi arquivado, dados pessoais, a posição do responsável pela manutenção do diário. Regra geral, trata-se de um oficial de pessoal que elabora contratos com o pessoal, funcionário do departamento jurídico que se ocupa do cumprimento de contratos com as contrapartes.
etapa 3
Escreva o nome do documento na página de título do diário de contabilidade de contratos. Por favor insira o nome da sua empresa. Se a empresa for grande o suficiente, é aconselhável ter um magazine separado para cada unidade estrutural. Nesse caso, escreva o nome do departamento. Insira a data em que o documento foi arquivado, dados pessoais, a posição do responsável pela manutenção do diário. Regra geral, trata-se de um oficial de pessoal que elabora contratos com o pessoal, funcionário do departamento jurídico que se dedica à celebração de contratos com as contrapartes.
Passo 4
Faça oito gráficos usando uma planilha. Imprima em papel. Na primeira coluna do diário, insira o número de série do contrato, na segunda - o número do documento atribuído a ele na conclusão. Na terceira e quarta colunas do diário de contabilidade do contrato, escreva a data de início e a data de expiração do documento. Na quinta coluna, indique o objeto do contrato. Por exemplo, para o fornecimento de componentes.
Etapa 5
Na sexta coluna, insira o nome da contraparte (fornecedor, comprador), funcionário (ao considerar os contratos de trabalho com pessoal). Na sétima coluna do diário, escreva em qual pasta o contrato está localizado (como regra, as pastas recebem um número nos arquivos), indique a localização da pasta. Na oitava coluna, apor a assinatura do responsável pela guarda dos documentos (com indicação do apelido, iniciais). Ao mudar de empregado, elabore um ato de transferência de contratos, um diário para sua contabilidade.
Etapa 6
Se você achar inconveniente manter o controle dos contratos manualmente, solicite o desenvolvimento de um produto de software ou compre um programa pronto. Pode custar algum dinheiro, mas em formato eletrônico essa revista tem algumas vantagens. Por exemplo, ao registrar um contrato, você pode especificar o caminho para um documento em um computador.
