As características da construção de um diálogo comercial construtivo dependem da situação em que ele ocorre e dos objetivos definidos para você. Em qualquer caso, é preciso pensar com antecedência nas perguntas e respostas para o interlocutor e, mais ainda, para o auditor.
Instruções
Passo 1
Hoje em dia, os auditores são extremamente raros para serem inesperados. Na maioria das vezes, eles avisam sua visita com antecedência ou até mesmo têm uma programação de chegadas - semanal ou mensal. Sabendo o dia da chegada do cheque, prepare com antecedência todos os papéis necessários e coloque-os em arquivo separado.
Passo 2
Percorra os documentos preparados. Preste atenção a lugares questionáveis neles. Eles também podem fazer perguntas aos auditores. Refaça os documentos com antecedência ou pense no que exatamente você vai responder. Escreva todos os argumentos em uma folha de papel, forneça-lhes informações adicionais.
etapa 3
Quando o auditor chegar, pergunte de que tipo de ajuda ele precisa. Você pode precisar de artigos de papelaria - papel, caneta. Ou um computador com acesso à Internet. Fale educadamente e gentilmente. Você e ele desempenham suas funções oficiais, onde não há lugar para emoções.
Passo 4
Pergunte ao auditor se sua presença é necessária. Talvez ele possa fazer isso sozinho. Ao sair, certifique-se de deixar seu número de telefone de contato - celular e do trabalho, para que o auditor possa sempre entrar em contato com você.
Etapa 5
Se o auditor tiver dúvidas, responda com clareza, sem se desviar do assunto. Ninguém precisa de detalhes supérfluos. Além disso, informações adicionais podem desencadear uma nova verificação, que se arrastará por muito tempo.
Etapa 6
Ao falar com o auditor, preste atenção às perguntas que ele faz. O que mais lhe interessa e o que levanta dúvidas. Prepare documentos para sua próxima visita com base nas informações recebidas.
Etapa 7
Se você não puder responder à pergunta do auditor, entre em contato com o seu supervisor. Ou peça tempo para preparar informações. Em nenhum caso você deve dizer "Não sei" para o auditor. Isso pode criar incerteza sobre sua competência.
Etapa 8
Em uma conversa, tente não usar termos específicos relacionados a, por exemplo, produção, que podem não ser familiares para o auditor. Ou decodifique-os imediatamente.
Etapa 9
Permaneça calmo e prestativo e responda às perguntas com clareza. Então, você construirá um diálogo construtivo e criará uma base de relações benevolentes e mutuamente benéficas para o futuro.
