O seminário é a mais importante ferramenta de marketing que permite não só manter contatos com os clientes, mas também aumentar as vendas. Um plano bem elaborado determina em grande parte o sucesso do evento. Ajuda a calcular recursos, atrair participantes e prever casos de força maior. Vamos considerar as etapas de preparação necessárias usando o exemplo de um seminário sobre a promoção de um novo produto ou serviço.
Necessário
Projetor, tela branca, laptop, microfone, placa
Instruções
Passo 1
O programa do seminário é determinado pelo seu objetivo. Se você deseja apresentar, por exemplo, um novo software, é aconselhável fornecer várias apresentações. Em um, para indicar a urgência do problema, no outro - apresentar o produto em si, e no final contar sobre a experiência de sua implementação. Após os relatos, principalmente se forem informativos, é necessário reservar tempo para dúvidas, bem como organizar um coffee break para os participantes.
Passo 2
“Conforme você nomeia o barco, ele vai flutuar” - diz a sabedoria popular. Isso se aplica totalmente ao tema do evento. Deve ser não apenas relevante, mas também formulado corretamente, de acordo com o tema do seminário. O tópico pode ser perguntado de forma interrogativa, por exemplo, "Como organizar o orçamento?" ou tem um ponto de exclamação no final - "Conheça: Internet Trading!" O principal é que seja interessante e bem lembrado.
etapa 3
Antes de marcar a data do workshop, descubra se coincide com outros eventos importantes. Não se deve marcar um evento antes de feriados, fins de semana e também durante as férias em massa - existe o risco de perder uma parte significativa do público.
Passo 4
Escolha um local de fácil acesso para o seminário, de preferência localizado no centro da cidade. Alugue um quarto em um business center, hotel, cinema. Um pequeno evento também pode ocorrer em seu escritório, sujeito à disponibilidade de recursos técnicos adequados.
Etapa 5
Atribua a lista de participantes potenciais ao departamento de vendas. Eles devem saber quais empresas ou indivíduos podem estar interessados no assunto. Se ainda não houver uma base "acumulada", você pode solicitá-la em uma agência de notícias. Ao determinar o número de convidados, leve em consideração o fato de que de cada 100 convidados, cerca de 20 expressarão o desejo de vir e, no máximo, 10 participantes comparecerão ao seminário. Portanto, coloque no "estoque" necessário.
Etapa 6
Esta talvez seja a etapa mais importante da organização do evento, pois dela depende o número de participantes. Prepare comunicado à imprensa, layouts gráficos e texto de convite de design Os especialistas recomendam a realização de uma campanha publicitária em diversos canais: telemarketing, publicidade na mídia, postagem de informações no site corporativo. Se o site da sua empresa for bem conhecido, coloque um formulário de registro nele.
Etapa 7
Indique o prazo em que os especialistas devem preparar relatórios. É aconselhável acertar esta data com antecedência para poder fazer ajustes. Os relatórios devem ser consistentes em um estilo corporativo uniforme, conter informações importantes e interessantes. Será mais conveniente para os ouvintes perceber as informações se os resumos dos relatórios forem colocados em uma folha separada.
Etapa 8
Como regra, as apostilas incluem um caderno, uma caneta, brochuras publicitárias, amostras de produtos. Compre cartões de visita para palestrantes e gerentes com os quais os participantes irão interagir durante o evento. Para receber feedback, prepare um questionário para os participantes do seminário.
Etapa 9
Faça listas de participantes dois dias antes da data do workshop. Instrua a secretária a preparar apostilas e crachás para participantes e palestrantes. Faça um “ensaio geral”: ouça novamente as reportagens, certifique-se de que todo o equipamento está funcionando. Lembre-se: a maior parte do trabalho acabou e, com certeza, dará frutos.
