Todos os documentos da organização devem ser mantidos no arquivo. Por exemplo, o Código Tributário estabelece que documentos primários, papéis que comprovem o pagamento de impostos e outros devem ser protegidos por quatro anos. Mas também existem documentos que podem ser destruídos após um ano, por exemplo, horários de férias. O descarte deve ser realizado após a emissão do ato.
Instruções
Passo 1
Em primeiro lugar, deve-se observar que os documentos que “tenham cumprido sua função” só podem ser transcritos para o ato se o prazo expirar antes de 1º de janeiro do ano em que tal papel for lavrado, ou seja, os documentos de 2010 deverão constar o ato apenas em 2016.
Passo 2
Antes de redigir um ato e destruir a documentação, faça inventários que devem ser aprovados pelo chefe da organização e elabore um protocolo.
etapa 3
É aconselhável redigir um ato em forma de mesa. No canto superior direito, especifique os detalhes da organização. Em seguida, escreva “Eu aprovo” em letras maiúsculas abaixo, em uma linha regular, indique o cargo abaixo (gerente, diretor geral, etc.), depois o sobrenome e as iniciais. Especifique a data de redação do ato, mesmo abaixo.
Passo 4
Em seguida, indique o propósito, por exemplo, de destacar documentos vencidos para destruição. A seguir, liste os motivos, por exemplo, "com base na lista de documentos organizacionais típicos …"
Etapa 5
Abaixo está a seção tabular, que consiste em oito colunas. O primeiro é o número de série. O segundo é o nome do documento, por exemplo, programações de férias ou correspondência sobre trabalho com pessoal. A terceira são as datas de término, ou seja, aquelas datas que estão indicadas no último documento, por exemplo, o calendário de férias termina em 2010, então você precisa escrever "2010". Você não precisa especificar o mês aqui.
Etapa 6
Em seguida, vem a coluna com os números de estoque, se eles não estiverem lá, você pode colocar travessões. Em seguida, coloque o índice do caso de acordo com a nomenclatura, por exemplo, gráfico 05-20, onde 05 é o índice do departamento e os dois segundos dígitos são o número ordinal do caso.
Etapa 7
Em seguida, indique o número de unidades de armazenamento, por exemplo, o gráfico pode estar em uma única cópia, mas a correspondência com os frames está no plural. Em seguida, preencha a caixa com os períodos de armazenamento de acordo com o livro de referência. Ao final, se necessário, preencha a coluna “nota”.
Etapa 8
Após a parte tabular, escreva que os inventários estão disponíveis e aprovados pelo protocolo da chefia indicando o número e a data de sua compilação.
Etapa 9
A seguir, resuma o total, que se expressa na quantidade de itens de documentos prontos para destruição, por exemplo, durante o período 2006-2010, 234 itens foram destruídos.
Etapa 10
Em seguida, o gerente verifica todos os dados novamente e assina o documento.
