A transição para o novo formato de documento ocorrerá já em 2021. Isso permitirá que você tenha acesso direto e rápido a informações sobre a atividade laboral não só para o empregado, mas também para o potencial empregador e as autoridades competentes.
Razões para a transição
Na maioria dos países europeus, os formatos de papel para manter registros da população ativa há muito deixaram de existir. Eles foram substituídos por bancos de dados eletrônicos e cartas de recomendação do Fundo de Pensão e empregadores.
A carteira de trabalho é o principal documento de um cidadão com carteira assinada. Contém informações importantes para os empregadores e para o Fundo de Pensões sobre locais de trabalho, responsabilidades profissionais, presença de reprimendas ou incentivos, motivos para mudar para outra organização. Com base nisso, calcula-se também o tempo total de serviço, o que afeta diretamente a formação da futura pensão.
Podem surgir dificuldades com a versão em papel da carteira de trabalho: deterioração, dano ou perda por culpa do empregador ou do próprio trabalhador, impossibilidade de fornecer prontamente a informação disponível ao departamento de pessoal ou a organismos e organismos especializados; também são mais frequentes os casos de fraude com a introdução de dados inexatos ou alterados. Isso pode envolver procedimentos morosos e psicológicos: coleta de documentos, viagens, filas.
Os cidadãos ficarão especialmente vulneráveis em caso de perda de informações de registro de trabalho pelos seguintes motivos:
- Licença maternidade;
- Interrupção do trabalho, incluindo deficiência;
- Mudança de um assentamento (cidade, região, etc.) para outro;
- Liquidação do local de trabalho anterior.
A pasta de trabalho eletrônica foi projetada para eliminar todos os problemas acima, uma vez que será um arquivo registrado localizado no banco de dados contábil de toda a Rússia. O acesso a esta base de dados estará à disposição de órgãos e entidades governamentais. Será integrado, por exemplo, com a Caixa de Pensões, a Secretaria de Proteção Social da População, o serviço de emprego, o serviço de pessoal da organização em que o cidadão trabalha atualmente.
O conceito e as vantagens de uma carteira de trabalho eletrônica
Não haverá diferenças entre a caderneta de trabalho e a eletrônica, pois são totalmente idênticas no que se refere a informações sobre o funcionário. A lista permanecerá como segue:
- local de trabalho;
- período geral de trabalho em cada local de trabalho;
- posição do funcionário (profissão, especialidade);
- qualificação (nível, série, classe, categoria);
- datas de registro de início e término das relações de trabalho;
- medidas de incentivo ou punição;
- movimento de posição, incluindo transferências e redundâncias;
- trabalho a tempo parcial (a pedido do trabalhador).
A carteira de trabalho eletrônica ficará armazenada na conta pessoal do colaborador no site do Fundo de Pensão, bem como no portal de Serviços do Estado. As informações necessárias serão fornecidas na forma de um extrato. Pode ser emitido pela Caixa de Pensões, Centro Multifuncional de Serviços Públicos (CMF) ou pelo empregador atual. Um extrato é fornecido sem referência ao local de residência ou emprego do funcionário.
Ao se candidatar a um novo local de trabalho, o cidadão pode realizar várias ações: receber um extrato das autoridades acima, enviar dados de forma independente por e-mail, ou salvá-los e disponibilizá-los em meio digital. Para os dois últimos métodos, você precisa adicionar uma assinatura eletrônica aos dados.
As vantagens dos livros de trabalho eletrônicos incluem:
- Minimização de informações errôneas, imprecisas ou intencionalmente imprecisas;
- Acesso rápido às informações, bem como seu pronto fornecimento se necessário;
- Reduzir os custos do trabalhador e do empregador com a aquisição, manutenção e armazenamento de suportes de papel sobre as atividades laborais;
- A possibilidade de emprego remoto;
- Registro remoto de serviços públicos, benefícios, pensões, etc.
- Segurança e proteção de dados em nível estadual.
As vantagens do novo sistema de contabilidade são inegáveis, mas essa inovação também apresenta desvantagens. Isso se aplica principalmente aos custos do governo para o desenvolvimento, implementação, suporte e proteção do banco de dados. Além disso, inicialmente, haverá a necessidade de transferir para o sistema uma quantidade colossal de dados sobre a atividade de trabalho dos cidadãos de mídia de papel, o que pode acarretar erros triviais dos operadores e falhas no sistema. Outro obstáculo é a falta de acesso à Internet nas regiões, o mesmo se aplica a vilas e aldeias remotas.
Processo de transição
A mudança para este sistema está prevista para o início de 2021. Será voluntário para quem já tem experiência nessa época. Os empregadores que vão conseguir um emprego pela primeira vez a partir de janeiro de 2021, os empregadores começarão apenas uma versão eletrônica.
Para os funcionários que desejam continuar a manter uma carteira de trabalho em papel, é necessário enviar uma inscrição em qualquer formulário ao departamento de RH até o final de 2020. Em seguida, o empregador manterá registros em formato eletrônico e papel.
Se a inscrição não for enviada, as cadernetas de trabalho em papel serão entregues a esses funcionários e as alterações posteriores serão feitas apenas em formato digital.
