Um extrato da carteira de trabalho é feito por um funcionário do serviço de pessoal da organização com base em um requerimento por escrito do funcionário dentro de três dias úteis. Esta disposição está consagrada no art. 62 do Código do Trabalho da Federação Russa, bem como a cláusula 7 das Regras para manter e armazenar livros de trabalho, fazer formulários de livros de trabalho e fornecer aos empregadores os mesmos, aprovado pelo Governo da Federação Russa em 16.04.2003 No. 225 "Nos livros de trabalho".
O extrato é lavrado em papel timbrado da organização, se houver, e deve ser autenticado pela assinatura do titular, bem como do selo da organização. O extrato deve conter as informações indicadas na página de rosto, bem como nas seções “Informações sobre a obra” e “Informações sobre a premiação”. Um extrato da carteira de trabalho é fornecido ao funcionário gratuitamente.
Ao certificar a conformidade do extrato com o original da caderneta de trabalho, abaixo do requisito “Assinatura”, é feita uma inscrição de certificação, composta pelos seguintes elementos: a inscrição “Verdadeiro”; a posição da pessoa que certifica; assinatura pessoal da pessoa que certifica; descriptografia da assinatura (iniciais, sobrenome); data da garantia. A organização pode usar um selo especial com o texto “Correto. Inspetor de Recursos Humanos _ ou outro texto semelhante. Mas mesmo que haja selo, a assinatura da certificadora deve ser aposta à mão. O selo e a assinatura do funcionário habilitado comprovam a exatidão do extrato da caderneta de trabalho. A declaração também contém a data de emissão e é feita uma observação de que o documento original está na empresa, instituição em questão.
