A gestão do tempo é a regra da auto-organização, priorizando listas de tarefas pendentes. Existem diferentes formas de auto-organização e elas dependem de quem você é: um líder, um executor ou um gerente de “nível médio”. Este artigo enfocará o gerenciamento do tempo para executivos.
Um líder, autônomo, empresário autônomo, toma decisões de forma independente e assume responsabilidade pessoal por elas, por isso é importante que ele estabeleça prioridades, estabeleça metas e seja capaz de delegar o que não requer sua participação pessoal.
Técnicas de gerenciamento de tempo para um gerente:
Sistema ABC
Compilação de lista de tarefas prioritária. Os assuntos de Prioridade A são super importantes. Assuntos de prioridade "B" são apenas importantes, e "C" não são assuntos importantes. Todas as tarefas da lista são realizadas em ordem de prioridade e você não pode passar para o próximo grupo até concluir as tarefas do anterior. Com essa lista de tarefas no final do dia ou no dia seguinte, é fácil analisar quanto tempo foi gasto fazendo as coisas mais importantes e quanto tempo foi desperdiçado no resto. O sistema ABC é ótimo para o planejamento do dia a dia.
Matriz de Eisenhower
A essência desta matriz é que as atividades e atividades são divididas nos seguintes grupos:
- "Urgente e importante". Eles precisam ser feitos primeiro.
- "Importante, mas não urgente." São feitos e projetos que nos promovem, nos quais podemos nos desenvolver. Você precisa fazer essas coisas sistematicamente, elas levam muito tempo. É possível se distrair de um assunto importante, mas não urgente, apenas por um assunto urgente e importante (1).
- "Urgente, mas não importante." Isso é tudo o que nos distrai de assuntos importantes. Tais casos não nos trazem nenhum benefício, sua implementação deve ser delegada ao máximo.
- "Não é urgente e sem importância." É melhor não fazer essas coisas até que se tornem "urgentes e importantes" ou "importantes, mas não urgentes".
A Matriz de Eisenhower é adequada para planejamento diário ou mensal.
Outro truque de gerenciamento de tempo da cabeça -
Boston Matrix
Ele usa dois critérios:
- Benefício (o negócio é lucrativo agora?);
- Perspectiva (o caso é promissor?). Isso significa que não há benefício imediato do projeto, mas é possível no futuro.
E, dependendo das respostas a essas perguntas, os projetos são divididos em categorias:
- Um projeto lucrativo e em desenvolvimento é a categoria Star.
- Um projeto que requer muita mão de obra para benefícios futuros é a categoria Criança Problema. Talvez não haja sentido no futuro de “Criança Difícil”, mas se tudo der certo, ela trará superresultados e se tornará uma nova “Estrela”.
- Projetos que trazem benefícios, mas não têm perspectivas - "Vacas de caixa".
- Projetos - "Cães". Esses projetos demandam muito esforço, mas não têm opções de desenvolvimento e não trazem benefícios.
Seguindo o princípio da matriz de Boston, a atenção principal deve ser dada aos projetos - "Estrelas", de "Cachorros" que recusamos por completo. Se a "Criança Difícil" se tornar um "Cachorro", também deve ser abandonada. Os projetos Cash Cows recebem tanta atenção quanto exigem, mas não mais. Vacas leiteiras também podem se tornar cães e tratá-las de acordo.
