O empregador pode se familiarizar com o calendário de férias de seus funcionários de várias maneiras. Na maioria das vezes, os serviços de pessoal emitem uma ficha especial de conhecimento ou preenchem a última coluna do próprio documento.
Uma das responsabilidades de qualquer empregador é a familiarização oportuna dos empregados com as leis locais que são editadas na empresa e estão diretamente relacionadas às suas atividades. O não cumprimento desta obrigação pode acarretar responsabilidade administrativa, bem como criar problemas adicionais nas relações com os funcionários. É por isso que os gestores e os serviços de pessoal das empresas comunicam aos trabalhadores tais documentos mediante assinatura, também consagrada na legislação laboral. Um dos atos locais do tipo designado é o cronograma de férias do funcionário, para o qual dois métodos podem ser usados: redigir uma folha de conhecimento separada ou coletar as assinaturas dos funcionários diretamente no próprio cronograma.
Elaboração de uma folha de familiarização do funcionário
A criação de um documento separado denominado ficha de conhecimento é uma forma universal de comunicar aos funcionários informações sobre a programação de férias. Esse tipo de notificação é usado pela maioria das organizações, e a principal tarefa da ficha de conhecimento é obter a confirmação por escrito dos funcionários de que leram o documento. É por isso que este documento pode ser elaborado em qualquer forma, mas deve indicar os detalhes do calendário de férias do ano calendário correspondente, bem como os nomes dos empregados, e recolher as suas assinaturas pessoais. Sobrenomes e assinaturas geralmente são colocados em forma de tabela, o que simplifica a organização do procedimento de familiarização com atos locais.
Coleta de assinaturas de funcionários na programação de férias
Alguns departamentos de RH preferem coletar assinaturas de funcionários sobre familiarização com a programação de férias diretamente neste documento. A forma do cronograma de férias é unificada, porém, para fins de notificação ao funcionário, costuma-se utilizar a última coluna não reclamada deste documento, denominada "Nota". Uma vez que todos os dados de cada funcionário no horário, bem como as datas de início e término das suas férias no próximo ano civil neste ato local já foram desdobrados em linhas distintas, a assinatura pessoal na última coluna do correspondente linha confirma automaticamente o fato de que o funcionário está familiarizado com o documento. Este método de comunicação de informações não é proibido em lugar nenhum, mas é usado com pouca frequência.
