Em qualquer organização, mesmo uma pequena, muitos pedidos e pedidos diferentes são emitidos e armazenados. Se todos eles forem registrados e arquivados em uma coisa, então, mais cedo ou mais tarde, isso causará confusão. E os representantes dos órgãos de inspeção provavelmente não aprovarão tal manutenção de registros.
Instruções
Passo 1
Para a correta divisão dos pedidos emitidos na empresa, é necessário orientar-se pelos seguintes documentos:
- aprovado por Rosarkhiv "A lista de documentos de gestão típicos gerados nas atividades da organização, indicando o tempo de armazenamento";
- instruções para trabalho de escritório (desenvolvidas pelo corpo diretivo).
Com base nesses documentos, uma nomenclatura de casos deve ser desenvolvida em cada empresa. Com base nele, ordens, instruções e outros documentos são divididos.
Dependendo do porte da empresa e de sua estrutura, a nomenclatura de casos desenvolvida pode ser dividida em departamentos com indicação do código da letra, ou pode ser geral.
Em qualquer caso, todos os pedidos na empresa são condicionalmente divididos em pedidos para atividades principais e econômicas e pedidos para pessoal.
Passo 2
As encomendas das atividades principais e económicas, em regra, são mantidas pelo secretário (salvo indicação em contrário em despacho à parte). Ele também é responsável por registrar, armazenar e arquivar esses pedidos.
Os documentos diferem em termos de tempo de armazenamento. Os pedidos para a atividade principal da empresa (para a estrutura organizacional, para a aprovação do quadro de pessoal, para fazer alterações nele, etc.) têm linhas de armazenamento - constantemente. No final do ano civil, são entregues ao arquivo da empresa.
Pedidos por questões econômicas e operacionais são armazenados por 5 anos. Eles são numerados consecutivamente sem uma letra. Se o volume de pedidos emitidos na empresa for grande, ao longo do ano eles são divididos em volumes. Decorrido o prazo de armazenamento, são destruídos com o registo do ato correspondente.
etapa 3
Os pedidos de pessoal são elaborados e armazenados no departamento de gestão de pessoal da empresa. Eles também diferem na vida útil.
Um caso separado são os pedidos de admissão, demissão e transferência com um período de armazenamento de 75 anos. Também são protocolados aqui pedidos de alteração de sobrenome, viagem de negócios de longo prazo, transferência temporária de funcionários, etc. Esses documentos são registrados no diário, têm numeração e letras contínuas (na maioria das vezes "ls", "k") No final do ano, esses pedidos são costurados em uma pasta junto com o registro de registro e entregues ao arquivo.
Passo 4
As encomendas de férias (regulares, sem vencimento, etc.), viagens de negócios de curta duração e transferências são lavradas em arquivo separado, ficam armazenadas durante 5 anos. Uma letra é adicionada à numeração do pedido (por exemplo, "o" ou código de departamento).
Os pedidos de coleta têm o mesmo período de armazenamento. No entanto, é recomendável armazená-los separadamente, pois são acompanhados de materiais de análise (notas explicativas, atas, notificações e decisões da comissão sindical, etc.).
Ao expirar o período de armazenamento, esses pedidos são destruídos.
Etapa 5
Também é recomendável manter os pedidos de promoção separadamente (período de armazenamento - 75 anos). Em caso separado, são arquivados os pedidos de promoção da própria empresa e do seu superior hierárquico. O caso é arquivado no arquivo à medida que é formado.
