Todos os documentos da organização devem ser armazenados adequadamente. Um sistema claro permite que você encontre instantaneamente a folha de papel certa. Alguns tipos de documentos têm suas próprias regras de armazenamento, por exemplo, para pedidos.
Necessário
pastas, caixas, papel, computador
Instruções
Passo 1
Crie um registro de pedidos onde todos os pedidos da organização serão registrados. O periódico deve ser necessariamente encadernado e numerado, o que exclui postscripts ou exclusão de páginas.
Passo 2
O diário deve conter certas colunas. O conteúdo aproximado das colunas pode ser o seguinte: uma coluna onde o número da entrada é indicado em ordem, a coluna com a data do pedido, a coluna com um resumo do pedido, a coluna com o número do pedido, o coluna onde o funcionário deixa uma marca na familiarização com este pedido. Além disso, uma coluna pode ser adicionada indicando a localização do pedido (pastas ou caixa).
etapa 3
Todos os pedidos devem ser ordenados em pastas: pedidos de admissão e demissão de funcionários (pedidos de pessoal), pedidos que reflitam incentivos aos funcionários, envio em viagens de negócios e férias, pedidos que reflitam as principais atividades da organização. Se os pedidos tiverem excelentes períodos de retenção, pastas separadas serão criadas para eles.
Passo 4
O sistema de armazenamento dos pedidos deve ser claro, sistematizado e garantir a continuidade dos números atribuídos aos pedidos. Isso é especialmente verdadeiro quando o pedido é retirado para o trabalho. Recomenda-se fazer uma fotocópia da ordem apreendida para evitar confusão.
Etapa 5
Todos os pedidos devem ser impressos em papel timbrado da organização. Neste caso, não é necessário o selo do pedido. Se o pedido for impresso em uma folha de papel comum, o selo da organização deve estar nele.
Etapa 6
Se a empresa adotou um sistema eletrônico para armazenar pedidos, ele deve ser uniforme em toda a organização. Os funcionários que têm o direito de assinar esses documentos devem ter acesso aos pedidos eletrônicos. É muito conveniente, neste caso, usar EDS (assinatura digital eletrônica). Recomenda-se imprimir o registro do pedido em qualquer caso.
