Seja qual for o tipo de atividade em que a organização está envolvida, no curso de sua vida, ela cria volumes significativos de documentação que devem ser preservados. Quanto maior a empresa e o escopo de suas atividades, maior o volume de documentos acumulados. Naturalmente, mais cedo ou mais tarde surge a questão da classificação e destruição de documentação irrelevante. Resta determinar o que pode ser destruído e o que ainda precisa ser preservado.
Instruções
Passo 1
Para sistematizar a documentação, para cada documento recebido para armazenamento é necessário determinar o período de armazenamento, após o qual o documento pode ser destruído sem risco para a organização.
Use a lista de documentos aprovados para os quais o período de armazenamento é estabelecido pela Rosarchiv. O principal documento que deve ser orientado na sistematização deste tipo de documentação é a “Lista dos documentos típicos de gestão gerados nas atividades das organizações, com indicação do tempo de armazenamento” (aprovado pela Rosarchiv em 06.10.2000)
Passo 2
Também estude as listas de verificação departamentais às quais você precisará recorrer se sua organização se enquadrar nas qualificações departamentais (por exemplo, existem listas de verificação para departamentos militares, departamentos bancários, etc.). Para os tipos mais comuns de organizações, listas de documentação também foram formadas (por exemplo, para sociedades por ações).
etapa 3
Vários documentos estão sujeitos a armazenamento de acordo com as suas especificidades, por exemplo, a documentação fiscal deve ser preservada por um período de pelo menos 4 anos e as demonstrações financeiras - pelo menos 5 anos.
Passo 4
A utilização de listas é a forma mais cómoda de organizar documentos, uma vez que existe um período de retenção claro para cada tipo de documentação. No entanto, nem todos os documentos podem ser categorizados em listas. Para alguns documentos, o período de armazenamento deve ser estabelecido pela própria organização.
Para o efeito, a organização, por despacho cabível, cria uma comissão de peritos, que examina regularmente o valor dos documentos, determinando os prazos de armazenamento e destruindo os documentos cujo prazo de armazenamento tenha expirado ou não seja necessário. É importante que a comissão inclua pessoas que sejam capazes de calcular a relevância do documento e os prováveis riscos de sua perda.
