Apesar da abundância de canais de comunicação, o e-mail continua sendo o mais confiável para contatos comerciais. Sua desvantagem óbvia antes do contato verbal é que o destinatário pode simplesmente ignorar a carta. Para não escrever no vazio, é importante conhecer as regras da correspondência por e-mail comercial.
O tema é a cabeça
A eficácia da correspondência comercial eletrônica depende muito do tópico certo. Depois de percorrer a lista de mensagens enviadas, o destinatário provavelmente deixará uma carta sem assunto no final do expediente, dando preferência aos títulos mais importantes.
Assuntos no formato "de Alexander", "para Vitaly" e outros cabeçalhos abstratos são apropriados apenas se o destinatário estiver esperando por uma carta e em uma conversa recente tiver sido informado sobre o envio iminente de informações importantes. Para todos os outros casos, esses tópicos são infelizes. Não refletem o motivo do recurso, a essência da carta e a importância.
Uma frase bem definida de 2 a 4 palavras é considerada um bom tópico. Por exemplo: "Rascunho de relatório para aprovação", "Oferta comercial da LLC" Business-Trade "," Sobre o fornecimento de ardósia "," Ardósia. Proposta para consideração ".
Independentemente do propósito do recurso, o autor da carta deve ter cuidado para não chamar a atenção. Portanto, observa "Urgente!", "Diretor pessoalmente", "Importante!" deve ser indicado na linha de assunto apenas nos casos em que a mensagem realmente tenha um grau de significância extremo, e não apenas para o remetente, mas também para o destinatário. Se cada carta da mesma pessoa de contato for acompanhada de sinais injustificados de atenção, o destinatário deixará de responder a elas e, em casos extremos, as enviará para a lista negra ou redirecionará para subordinados.
Apelo
O e-mail deve começar com uma mensagem. É imperativo usar o nome completo do destinatário e escrevê-los sem erros. Um destinatário atento que percebeu um erro de grafia em seu nome certamente perderá a confiança no autor do apelo e o interesse em continuar o diálogo.
Para evitar que isso aconteça, mesmo com o envio em massa, você não deve deixar de revisar o texto da carta de apresentação antes de enviá-la. Na maioria das vezes, os erros podem se esconder em terminações caseiras ao endereçar, escrever sobrenomes complexos. Independentemente do estatuto do destinatário, é mais correcto aplicar pelo nome e patronímico, se não forem conhecidos, é permitido utilizar construções tradicionalmente neutras: "Boa tarde", "Olá". Se o autor e o destinatário da carta residirem em fusos horários diferentes, é admitido o seguinte recurso: "Bom dia", "Boa hora".
Aprecie o seu tempo e o de outras pessoas
O e-mail deve ser curto, claro e sem detalhes irritantes ou desnecessários. Essa qualidade é especialmente importante nos casos em que a correspondência eletrônica serve como o início da cooperação comercial, e não sua continuação.
No primeiro parágrafo do recurso, o autor deve se apresentar se a correspondência não foi realizada anteriormente ou foi interrompida há muito tempo. O design ideal para isso é a frase tradicional: “Você está preocupado com Vasily Kuznetsov, um funcionário da Business Trade. Gostaria de continuar nossa conversa sobre a consideração da proposta de fornecimento de um canal”.
Além disso, a oferta em si deve ser apresentada da forma mais sucinta possível e, como uma fonte extensa de informação, uma oferta comercial deve ser anexada à carta.
Todos os pensamentos completos em uma frase devem ser logicamente divididos em parágrafos, listas devem ser inseridas, realce e sublinhado em negrito devem ser usados de forma adequada, o que melhora a percepção do leitor sobre a informação e reduz o tempo de imersão no tópico. Normalmente, um e-mail raramente contém mais de 3-5 parágrafos.
Construção final
É razoável encerrar os e-mails com um adeus comercial no estilo: "Com os melhores votos, …", "Atenciosamente, …", etc. Mas com palavras de despedida como "Sempre seu, …", você deve ter o máximo de cuidado possível, pois o tom informal e a convergência excessiva podem ser ambíguos para o destinatário.
A assinatura deve ser acompanhada dos dados de contato. É importante indicar números de telefone, fax, site oficial da organização representada, bem como endereço de e-mail alternativo, pois o destinatário visualiza o endereço de contato na própria carta.
Os pensamentos que aparecem no processo de preparação de um documento não devem ser formalizados em um pós-escrito. Como você sabe, tal expressão de idéias atrasadas para a escrita é apropriada apenas na correspondência pessoal. E a digitação eletrônica permite que você modifique o conteúdo do texto da apelação a qualquer momento. Use em uma carta P. S. pode ser percebido negativamente pelo destinatário, que, não sem razão, pode pensar que o destinatário se deu ao trabalho de incluir harmoniosamente informações adicionais na carta e decidiu se limitar a um pós-escrito rápido.
